Cómo pasar de Excel a una aplicación sin parar la empresa

Para pasar de Excel a una aplicación sin parar la empresa hay que hacerlo en seis fases: inventario de archivos, limpieza, importación de prueba, formación corta, dos o tres semanas trabajando en paralelo y un día de cambio elegido con calma. La empresa sigue facturando todo el tiempo. Lo que no se puede hacer es apagar el Excel un lunes y encender la aplicación el mismo lunes.

Un cliente, distribuidor de alimentación con once personas, me enseñó su carpeta compartida el primer día. Catorce archivos de Excel. Tres se llamaban "clientes", uno "clientes BUENO" y otro "clientes 2023 no tocar".

Le pregunté cuál era el de verdad. Tardó un rato en contestar.

Eso es lo normal. Y por eso una migración no empieza por la aplicación, empieza por la carpeta.

¿Qué hay que hacer antes de tocar nada?

Un inventario de todo lo que se usa, quién lo usa y para qué. Porque sin esto te dejas algo seguro, y lo descubres el día que alguien pregunta dónde está.

Checklist del inventario:

1. Lista de todos los archivos que se abren al menos una vez al mes.
2. Para cada uno, quién lo actualiza y quién solo lo consulta.
3. Qué columnas se usan de verdad y cuáles están ahí "por si acaso".
4. Qué datos viven fuera del Excel: libretas, grupos de WhatsApp, la cabeza de alguien.
5. Qué fórmulas hacen cálculos importantes, como precios por cliente o descuentos por volumen.
6. Qué archivo manda cuando dos dicen cosas distintas.

El punto 4 es el que más sorprende. En la distribuidora, los precios especiales de doce clientes no estaban en ningún Excel. Los sabía de memoria el comercial. Y si no llegamos a preguntar, la aplicación habría facturado a esos doce con la tarifa general.

¿Cómo se limpian los datos antes de pasarlos?

Quitando duplicados, unificando formatos y decidiendo qué se queda fuera. Es la fase más aburrida y la que más importa.

Si metes datos sucios en una aplicación nueva, tienes el mismo desorden de antes pero en un sitio más caro.

Lo que más me encuentro, por este orden:

1. Clientes duplicados con nombres parecidos. "Bar Pepe", "BAR PEPE", "Bar Pepe (Lugones)" y "Pepe bar". Cuatro fichas, un cliente.
2. Teléfonos y emails en la misma celda, o con espacios, o con el prefijo a veces sí y a veces no.
3. NIF mal escritos o vacíos. Para facturar hacen falta bien.
4. Productos con el mismo nombre y distinto código, o al revés.
5. Fechas escritas de mil maneras: 3/5/24, 03-05-2024, "mayo".
6. Clientes que no compran desde hace años y nadie se atreve a borrar.

Para el punto 6 la regla es sencilla: los que no han comprado en dos años se archivan, no se borran. Pasan a la aplicación con la marca de inactivos y no molestan en las listas.

Una parte de la limpieza la hace un programa, porque detectar duplicados es trabajo de máquina. Pero decidir si "Bar Pepe (Lugones)" es el mismo que "Bar Pepe" lo decide alguien de la empresa. Suele llevar entre dos y cinco tardes, según el volumen.

¿Cómo se importan los datos a la aplicación?

Primero en una copia de prueba, nunca directamente en la buena. Se importa, se revisa, se corrige y se vuelve a importar las veces que haga falta.

Checklist de la importación:

1. Importar clientes, productos y proveedores en la versión de prueba.
2. Elegir diez clientes al azar y comparar ficha por ficha con el Excel.
3. Revisar los precios especiales uno por uno.
4. Comprobar que los saldos pendientes cuadran al céntimo.
5. Decidir qué histórico se trae. Normalmente, el año en curso y el anterior.
6. Repetir la importación desde cero con los datos corregidos.

¿Hace falta traerse todo el histórico? Casi nunca. Pues el histórico antiguo se guarda en el Excel, en modo solo lectura, por si alguien lo necesita. Traerlo todo encarece la migración y casi nadie lo consulta.

¿Cuánto tiempo hay que trabajar en paralelo?

Entre dos y tres semanas, según el ritmo de la empresa. Es el seguro de toda la migración.

Durante ese tiempo, lo que se hace en la aplicación también se apunta en el Excel de siempre. Sí, es trabajo doble. Pero es trabajo doble acotado, y permite comparar cada día que las dos cosas dan lo mismo.

Lo normal es que en la primera semana salgan fallos pequeños. Un descuento que no se aplica bien, un campo que falta en el albarán, un permiso mal puesto. Se arreglan en el día. En la segunda semana ya casi no aparece nada. Pero si en la tercera sigue saliendo algo gordo, no se hace el cambio. Se alarga el paralelo.

Semana	Qué pasa	Quién trabaja en qué
1	Fallos pequeños, se corrigen en el día	Aplicación y Excel
2	Casi todo cuadra, dudas de uso	Aplicación y Excel
3	Se comprueba el cierre de un periodo completo	Aplicación, Excel solo para comparar
Día del cambio	El Excel pasa a solo lectura	Solo aplicación

La formación va aquí dentro, no antes. Una hora por persona, con sus datos reales, enseñando solo lo que esa persona va a usar. Porque nadie aprende un programa en una sala con datos de ejemplo.

¿Cómo se elige el día del cambio?

Se elige un día tranquilo, a principio de periodo y con alguien disponible para resolver dudas. Nunca un viernes, nunca en plena campaña, nunca el último día del mes.

Checklist del día del cambio:

1. Que sea un lunes o un martes de una semana normal.
2. Que coincida con el inicio de un mes o de un trimestre, para que la facturación quede limpia.
3. Última importación de saldos y stock la tarde anterior.
4. Todos los Excel antiguos pasan a solo lectura. Si se pueden editar, alguien los editará.
5. El desarrollador, disponible toda la mañana, con el teléfono encendido.
6. Revisión a última hora: pedidos del día, albaranes y facturas, uno por uno.

En la distribuidora elegimos el primer martes de octubre. Por la mañana hubo tres llamadas, las tres dudas de uso. Y por la tarde, ninguna. Al jueves, el comercial me escribió para preguntar si se podía quitar ya el Excel de precios de su móvil.

Le dije que sí.

¿Qué suele salir mal?

Casi siempre lo mismo. Y casi siempre se puede evitar.

• Alguien sigue usando el Excel a escondidas porque "es más rápido". Se evita dejándolo en solo lectura el día del cambio.
• Se descubre un dato que vivía en la cabeza de alguien. Se evita con el punto 4 del inventario.
• Se intenta migrar y a la vez cambiar la forma de trabajar entera. Mejor primero migrar tal cual, y mejorar el proceso después, cuando el equipo ya se maneja.
• Se hace con prisa por una fecha externa. Un cambio de programa se empieza con meses de margen, no con semanas.

Si todavía estás decidiendo si te compensa dejar las hojas, antes haz la cuenta de lo que te cuesta llevar la empresa en Excel y WhatsApp. Y si quieres ver cómo quedó la distribuidora, lo tienes en el caso de la distribuidora de alimentación. El inventario de archivos es justo lo que se hace en la primera semana de un proyecto conmigo.

Antes de pensar en la aplicación, abre tu carpeta compartida y cuenta cuántos archivos se llaman casi igual. Si el número te da vergüenza, reserva una llamada de 30 minutos y empezamos por ahí.