Qué pasa en la primera semana de un proyecto conmigo

La primera semana de un proyecto conmigo no se programa nada. Se entrevista a quien trabaja, se observa cómo trabaja de verdad, se dibuja un mapa de procesos y se decide qué va primero. El viernes tienes por escrito qué se va a hacer, en qué orden, en cuántas semanas y por cuánto, a precio cerrado.

Mucha gente se sorprende. Esperan que el lunes llegue con un portátil y empiece a enseñar pantallas.

Pero si empiezo a programar el lunes, programo lo que el dueño cree que pasa en su empresa. Y casi nunca coincide con lo que pasa.

Te cuento la semana día a día, tal como suele ir.

¿Qué pasa el lunes?

El lunes hablo con el dueño o la gerente, una o dos horas, sin pantallas. Quiero entender el negocio antes que los programas.

Las preguntas son sencillas. ¿Cómo entra el dinero? ¿Qué te quita el sueño? ¿Qué pasaría si mañana no viniese la persona de administración? ¿Qué número miras cada mañana, si miras alguno?

Y también hablamos de lo que no quiere. Hay dueños que no quieren que la plantilla vea ciertos datos. Hay quien no quiere cambiar de gestoría ni de banco. Todo eso cuenta desde el principio.

Al final del lunes tengo una lista de problemas tal y como los ve el dueño. Es una lista honesta. Pero es solo una versión.

¿Qué pasa el martes?

El martes me siento al lado de quien hace el trabajo. Sin prisa, con una libreta, mirando.

Es el día más importante de la semana. En una clínica me siento en recepción. En una distribuidora, en la oficina donde entran los pedidos y luego en el almacén. En un taller, en el mostrador y al lado del elevador. Y si tu empresa está lejos de Asturias, lo hacemos por videollamada con el móvil apuntando al mostrador. No es lo mismo, pero se acerca mucho.

Un ejemplo. El dueño de una distribuidora me dijo el lunes que los pedidos se metían "en el programa". El martes vi que llegaban por WhatsApp, se apuntaban en un folio, se pasaban a un Excel y, al final del día, alguien los metía en el programa. Cuatro pasos donde él veía uno.

Nadie le había mentido. Pero él no estaba ahí a las 7:30 cuando empezaban a llegar los audios.

Lo que se ve sentado al lado de alguien no te lo cuenta nadie en una reunión. Por eso no me lo salto nunca.

¿Qué pasa el miércoles?

El miércoles hablo con cada persona que va a usar el programa, por separado. Veinte o treinta minutos cada una.

Les pregunto qué les sobra, qué les falta y qué harían si pudieran cambiar una sola cosa. Y les pregunto qué les da miedo del cambio. Esta última pregunta casi nadie la hace, y es la que más cosas saca.

Una recepcionista me dijo una vez: "Me da miedo que el programa nuevo me haga ir más lenta con los pacientes delante". Tenía toda la razón. Entonces lo apunté como requisito: la pantalla de recepción tenía que permitir dar una cita en menos de tres toques. Si una pantalla necesita un manual, está mal hecha.

¿Qué pasa el jueves?

El jueves junto todo y dibujo el mapa de procesos. Es un esquema con cada cosa que pasa en la empresa, de dónde viene, quién la toca y a dónde va.

Suele salir algo así:

1. Entra un pedido, una cita o un encargo.
2. Alguien lo apunta, casi siempre en más de un sitio.
3. Se prepara, se atiende o se ejecuta.
4. Se entrega, con albarán, parte o firma.
5. Se factura.
6. Se cobra, o no, y alguien lo persigue.

En cada paso marco en rojo dónde se copia algo a mano, dónde se pierde información y dónde depende todo de una persona. Esas marcas rojas son el proyecto.

Luego las ordeno. Y aquí hay trampa. No por lo que más molesta, sino por lo que más horas se come y por lo que bloquea a lo demás. Porque si los pedidos entran mal, no tiene sentido automatizar las facturas, porque facturarías mal más rápido.

¿Qué pasa el viernes?

El viernes te presento el mapa, las prioridades y la propuesta. Una hora, en persona o por videollamada.

La propuesta tiene cuatro partes:

Parte	Qué incluye
Qué se hace	Lista de lo que entra, por fases
Qué no se hace	Lo que queda fuera, escrito, para que no haya malentendidos
En qué orden y cuándo	Fases con entregas cada una o dos semanas
Cuánto cuesta	Precio cerrado por fase

La parte de lo que no se hace es la que más discusiones evita. Por qué trabajo así, y no por horas, lo explico en precio cerrado o por horas.

A veces la conclusión del viernes es que no necesitas un programa a medida. Me ha pasado. Si lo que te falla se resuelve con un programa estándar bien configurado o con ordenar dos hojas de cálculo, te lo digo. Prefiero decírtelo el viernes que descubrirlo los dos en la semana seis.

¿Qué tengo que preparar yo antes de esa semana?

Poco, y nada técnico. Solo esto:

• Una lista de las personas que van a usar el programa, para cuadrar las entrevistas.
• Acceso a los Excel y programas que usáis hoy, aunque sea de consulta.
• Un par de ejemplos reales de lo que más os complica. Un pedido lioso, una factura rectificada, una semana de agenda caótica.
• Que la plantilla sepa que voy a estar por ahí, y para qué. Que no piensen que vengo a vigilar a nadie.

Ese último punto importa más de lo que parece. Si la gente cree que el programa viene a controlarla, te cuenta lo justo. Pero si sabe que viene a quitarle trabajo pesado, te lo cuenta todo.

¿Y después del viernes?

Si seguimos, la semana siguiente empieza la primera fase, y a los pocos días ya ves pantallas con tus datos. Si hay que traer datos de Excel, se planifica como cuento en cómo pasar de Excel a una aplicación sin parar la empresa.

Si quieres ver cómo acabaron proyectos que empezaron así, están en los casos. Y si tienes dudas sobre plazos, pagos o qué pasa con el código, muchas están resueltas en las preguntas frecuentes.

Un proyecto bien empezado es una semana escuchando antes que seis programando a ciegas. Si quieres que la primera sea la tuya, reserva una llamada de 30 minutos y buscamos fecha.