Cinco casos en los que no te recomiendo un software a medida

No te recomiendo un software a medida en cinco casos: cuando tu forma de trabajar es la de todo tu sector, cuando el presupuesto no llega para hacerlo bien, cuando nadie en tu empresa va a ser dueño del proyecto, cuando quieres copiar un programa comercial entero y cuando todavía no has decidido cómo trabajas. En esos casos, un estándar o esperar es mejor inversión.

Vivo de hacer programas a medida. Así que esto me cuesta dinero escribirlo.

Pero he visto el otro lado. Proyectos que no deberían haber empezado, míos al principio y de otros después. Y un cliente al que le vendes algo que no necesita no vuelve, ni te recomienda, ni te deja dormir.

¿Y si tu empresa trabaja como todas las de tu sector?

Entonces usa lo que usa tu sector. Si facturas, cobras y llevas agenda como cualquier otra empresa parecida, hay programas que ya lo hacen, están probados por miles de negocios y cuestan poco al mes.

Una peluquería con dos sillones no necesita una aplicación propia. Un autónomo que da servicios y factura veinte veces al mes, tampoco. Con un programa de facturación y una agenda online tiene de sobra.

El software a medida tiene sentido cuando tu proceso es distinto y esa diferencia te da dinero. Si no hay diferencia, estás pagando por reinventar algo que ya existe.

Si dudas entre opciones concretas, las comparo en Holded, Odoo o un programa a medida.

¿Y si el presupuesto no da para hacerlo bien?

Entonces es mejor no hacerlo que hacerlo a medias. Un programa a medida barato suele ser uno sin pruebas, sin documentación y sin nadie que lo mantenga dentro de un año.

Me han llegado varias veces aplicaciones hechas "por un conocido, casi gratis". Funcionaban hasta que dejaban de funcionar. Y arreglarlas costaba más que haberlas hecho bien.

Lo que se ve en el mercado es que un panel de gestión serio para una pyme está entre 8.000 y 25.000 €, y que las automatizaciones sueltas van de 2.000 a 12.000 €. Si tu presupuesto real es 1.500 €, no te voy a decir que se puede. Con poco dinero, lo que sí se puede es automatizar una sola tarea que te duela mucho, y hacerlo bien.

Puedes hacer una estimación rápida con la calculadora de la portada antes de hablar con nadie.

¿Y si nadie en tu empresa va a hacerse cargo del proyecto?

Entonces va a salir mal, y no por culpa del programa. Un software a medida necesita que alguien de tu lado conteste dudas, pruebe cada semana y diga "esto así no" a tiempo.

He trabajado con gerentes que delegaban el proyecto en "el chaval que sabe de ordenadores" y desaparecían. El chaval hacía lo que podía. Pero no sabía cómo se aprobaban los presupuestos ni por qué el almacén hacía las cosas así. A las seis semanas teníamos un programa bonito que no servía a nadie.

No hace falta que sea el dueño. Hace falta alguien que conozca el trabajo, tenga una o dos horas a la semana y pueda decidir. Si esa persona no existe, espera a que exista.

¿Y si lo que quieres es copiar un programa comercial entero?

Entonces no te va a compensar. Un programa comercial lleva años de trabajo de muchas personas. Rehacerlo entero para ti es pagar esos años.

Me pasa a veces. "Quiero algo como tal programa, pero mío." Cuando rascas, del programa comercial usan un 20 %. Y el 80 % restante lo quieren "por si acaso".

Lo que suele tener sentido es otra cosa. Quedarte con el comercial para lo que hace bien, como la contabilidad, y hacer a medida solo la parte que te falta. Conectada, para que nadie copie datos a mano.

¿Y si todavía no sabes cómo quieres trabajar?

Entonces primero decide y luego programa. Un software a medida ordena un proceso que ya existe. No inventa uno.

Me llamó una vez el dueño de una empresa de servicios que crecía muy rápido. Quería "una aplicación para organizarlo todo". Le pregunté cómo se asignaba un trabajo a un técnico. Me dio tres respuestas distintas en diez minutos. Y cada encargado lo hacía a su manera.

Si le hubiera hecho el programa, habría tenido que elegir yo cuál de las tres maneras era la buena. Eso no es mi trabajo. Es el suyo.

Le dije que dedicara un mes a trabajar de una sola forma, aunque fuera con papel y una hoja de cálculo. Si en un mes seguía funcionando, lo programábamos. Volvió a los dos meses con el proceso claro. El proyecto salió en seis semanas.

¿Cómo sé si estoy en alguno de estos casos?

Contesta estas cinco preguntas con sinceridad:

1. ¿Hay algo en cómo trabajo que un programa estándar no recoja sin apaños?
2. ¿Tengo presupuesto para hacerlo bien, y para mantenerlo después?
3. ¿Hay una persona concreta que va a llevar el proyecto de mi lado?
4. ¿Sé exactamente qué parte necesito y cuál me sobra?
5. ¿Mi forma de trabajar es la misma desde hace unos meses, y es la misma para todo el equipo?

Si contestas que no a dos o más, no es momento. No pasa nada. Es mejor saberlo ahora que a mitad de proyecto.

Si contestas que sí a todas, probablemente sí lo es. Y ahí la pregunta ya no es si hacerlo, sino cuánto cuesta hacerlo bien.

El programa que no necesitas es el más caro de todos, aunque te lo regalen.

Y si no tienes claro en qué lado estás, reserva una llamada de 30 minutos. Si la respuesta es que no te conviene, te lo voy a decir igual.