¿Cuánto cuesta mantener un software a medida al mes?

Mantener un software a medida mediano cuesta en el mercado español entre 400 y 1.500 euros al mes, según tamaño y alcance. Una automatización pequeña o una aplicación sencilla puede quedarse muy por debajo. A eso se suman los gastos de infraestructura, que en una pyme suelen ser de decenas de euros al mes. Y también existe la opción de no pagar mantenimiento y llevarte el sistema documentado.

Casi todas las primeras reuniones acaban con la misma pregunta. Ya hemos hablado del proceso, del plazo y del precio del proyecto. Y justo antes de colgar: "Vale, ¿y luego cuánto al mes?".

Es la pregunta correcta. Y merece una respuesta mejor que un número suelto.

¿Qué incluye el mantenimiento de un software a medida?

Un mantenimiento serio incluye cinco cosas. Si falta alguna, pregunta por qué.

Qué incluye	Para qué sirve	Si no lo tienes
Servidor y base de datos vigilados	Que la aplicación esté siempre encendida	Te enteras de una caída por un cliente
Copias de seguridad	Poder volver atrás si algo se borra	Un error humano te cuesta datos de meses
Actualizaciones de seguridad	Que las piezas del programa no se queden viejas y vulnerables	A los dos años nadie quiere tocarlo
Pequeños cambios	Un campo nuevo, un informe, un ajuste de un proceso	Cada cambio es un presupuesto aparte
Soporte	Alguien que responde cuando algo falla, con un plazo	El viernes por la tarde no contesta nadie

La parte que más se nota es la de los pequeños cambios. Una empresa cambia cada mes, y un programa que no cambia con ella se queda viejo en un año. Un proveedor nuevo, un tipo de cliente distinto, una norma que obliga a guardar otro dato. Eso es mantenimiento, no un proyecto nuevo.

¿De qué depende el precio mensual?

El precio depende sobre todo de tres cosas: el tamaño del sistema, cuántos cambios pides al mes y lo rápido que necesitas que te respondan.

• Tamaño. No es lo mismo una automatización que conecta dos programas que una plataforma con clientes, empleados y proveedores entrando a la vez. Más piezas, más cosas que vigilar.
• Cambios incluidos. Algunos mantenimientos incluyen unas horas de cambios al mes. Otros solo cubren que funcione, y los cambios se presupuestan aparte.
• Tiempo de respuesta. Que te respondan en el día cuesta menos que tener a alguien disponible en una hora, también los sábados.

Si tu sistema es pequeño y casi no cambia, el mantenimiento debería ser pequeño. Si alguien te pide 1.000 euros al mes por vigilar una automatización que manda recordatorios, algo no cuadra.

¿Cuánto cuestan el servidor, el dominio y la base de datos?

En la mayoría de aplicaciones para pymes, la infraestructura cuesta poco: un dominio son unos euros al año, y el servidor y la base de datos suelen ir de gratis a unas decenas de euros al mes. Se dispara cuando hay mucho volumen, muchos archivos o necesidades muy especiales, y en una pyme de 5 a 50 personas eso es raro.

Te recomiendo una cosa. Que las cuentas del servidor, el dominio y la base de datos estén a nombre de tu empresa, pagadas con tu tarjeta. Así sabes lo que cuestan de verdad, y si un día cambias de desarrollador no dependes de que te lo traspase.

Yo lo hago así con mis clientes. Pagan su infraestructura directamente y en mi mantenimiento solo va mi trabajo.

¿Qué no suele incluir el mantenimiento?

No suele incluir funcionalidades nuevas grandes. Si tu aplicación gestiona citas y un día quieres que gestione también el stock, eso es un proyecto, con su alcance y su precio.

Tampoco suele incluir los servicios de terceros que usa la aplicación. Los mensajes de WhatsApp, el envío de emails, la IA para leer facturas o la pasarela de pagos cobran por uso. En volúmenes de pyme es poco, pero conviene que esté escrito quién los paga.

Y no incluye arreglar lo que rompe otro. Si alguien de tu equipo cambia a mano la base de datos, o un programa externo cambia sin avisar, se arregla, pero se habla.

¿Puedo no pagar mantenimiento?

Sí. Es una opción real y a algunos clientes se la recomiendo yo mismo. Te entrego el sistema funcionando, con el código, los accesos y la documentación de cómo está hecho, y a partir de ahí es tuyo.

Tiene sentido cuando:

1. El sistema es pequeño y no va a cambiar mucho.
2. Tienes a alguien de confianza que sabe de tecnología, en tu equipo o cerca.
3. Prefieres pagar un cambio cuando lo necesites a pagar todos los meses.

No tiene sentido si el programa es el corazón de tu empresa. Si facturas con él, si tus clientes reservan con él, si tu equipo no puede trabajar sin él. Ahí, ahorrarse el mantenimiento es apostar a que nunca falle nada. Y siempre falla algo, aunque sea una actualización de un servicio externo que no depende de nadie.

Para que esta opción funcione, el código tiene que ser tuyo. Si tu contrato no lo dice claro, léete lo que tiene que decir tu contrato sobre la propiedad del código.

¿Cómo sé si estoy pagando demasiado?

Lo sabes pidiendo que te enseñen lo que hacen cada mes. Un mantenimiento bien hecho deja rastro: copias comprobadas, actualizaciones aplicadas, cambios hechos, incidencias resueltas y en cuánto tiempo.

Si pagas todos los meses y no sabes qué se ha hecho, pregunta. Tres preguntas bastan:

• ¿Cuándo fue la última copia de seguridad y cuándo se probó que se puede restaurar?
• ¿Qué se actualizó el mes pasado?
• ¿Cuántas incidencias hubo y cuánto tardasteis en cerrarlas?

Si la respuesta es un silencio, tienes un problema. No de dinero. De riesgo.

¿Cómo encaja con el precio del proyecto?

El mantenimiento es la otra mitad de la cuenta. Un programa a medida no se compara con una licencia por su precio de salida, sino por lo que cuesta a tres o cinco años, sumando proyecto y mantenimiento.

Con pocos usuarios, esa suma suele salir por debajo de pagar licencias por usuario que suben cada vez que contratas a alguien. Con muchos usuarios y procesos estándar, a veces no. Tienes los rangos del proyecto en cuánto cuesta un software a medida para una pyme, y más respuestas cortas en las preguntas frecuentes.

Lo barato en mantenimiento se paga el día que algo falla. Y lo caro sin rastro, todos los meses.

Si quieres saber cuánto debería costarte mantener lo que tienes, o lo que quieres construir, reserva una llamada de 30 minutos y te doy un número con lo que incluye.