El coste invisible de llevar la empresa en Excel y WhatsApp

Llevar la empresa en Excel y WhatsApp cuesta dinero aunque no aparezca en ninguna factura. Se paga en horas copiando datos de un sitio a otro, en errores que nadie ve hasta que el cliente reclama y en depender de una persona que lo tiene todo en la cabeza. En una pyme de cinco a veinte personas, esa cuenta suele pasar de 10.000 € al año.

El problema es que no duele de golpe. Duele a trocitos.

Diez minutos para pasar un pedido del WhatsApp a la hoja. Cinco para buscar qué precio se le puso a ese cliente el mes pasado. Un cuarto de hora para cuadrar el stock porque alguien sacó material y no lo apuntó. Nadie lo apunta como gasto, porque parece parte del trabajo.

Y lo es. Pero es la parte del trabajo que no le aporta nada a nadie.

¿Cuánto tiempo se pierde de verdad copiando datos?

Más del que crees. Porque casi nadie lo mide. Cuando me siento con un equipo en la primera semana de un proyecto, les pido que durante dos días apunten cada vez que copian algo de un sitio a otro. Solo eso. Y el resultado siempre sorprende al dueño.

Un cliente, distribuidor de hostelería con siete personas en oficina y almacén, lo hizo. Salieron unas 4 horas semanales por persona en tres de ellas. Pedidos que llegaban por WhatsApp y había que teclear. Albaranes en papel que luego se pasaban a la hoja de facturación. Un Excel de stock que se actualizaba los viernes, cuando alguien se acordaba.

Doce horas a la semana entre tres personas. Nadie se quejaba. Era, en sus palabras, "lo normal".

¿Cómo se calcula lo que te cuesta?

La cuenta es sencilla y conviene hacerla con números tuyos, no con los de un folleto. Multiplica cuatro cosas:

1. Personas que hacen trabajo repetitivo de copiar, cuadrar o buscar.
2. Horas a la semana que dedica cada una a eso.
3. 46 semanas laborables al año, que es lo que queda al quitar vacaciones y festivos.
4. Coste por hora de esa persona para la empresa, no su sueldo neto.

Con el distribuidor quedaba así:

Concepto	Valor
Personas	3
Horas por persona y semana	4
Semanas laborables	46
Coste por hora (empresa)	22 €
Total al año	12.144 €

Ese número no incluye los errores ni el día que la persona que lo sabe todo se pone enferma. Es solo el tiempo de teclear lo que ya estaba escrito en otro sitio.

Si quieres hacer la tuya sin sacar la calculadora del móvil, tienes la misma fórmula en la calculadora de la portada. Tarda un minuto.

¿Qué errores provoca llevarlo todo en hojas y chats?

Los errores de un Excel no avisan. Esa es la diferencia con un programa que valida lo que metes.

Estos son los que más me encuentro:

• Pedidos que se pierden en el chat. Un audio de las 22:30 que nadie escuchó hasta el día siguiente, cuando el cliente ya llamaba preguntando.
• Precios que no coinciden. Tres versiones de la tarifa en tres archivos, y cada persona usa la suya.
• Stock que miente. La hoja dice que hay 40 cajas y en el almacén hay 12.
• Facturas con el dato viejo. El cliente cambió de dirección fiscal en marzo y en la hoja de facturación sigue la antigua.
• Fórmulas rotas. Alguien arrastró una celda, la suma dejó de incluir la última fila y nadie lo vio en tres meses.

Cada uno por separado parece una tontería. Pero cada uno cuesta una llamada, una disculpa, un abono o un cliente que se va sin decir por qué.

¿Qué pasa si la persona que lo sabe todo se va?

Pasa que la empresa se para, o casi. Este es el coste más caro y el que menos se ve.

En casi todas las pymes que he visitado hay una persona así. Suele ser alguien de administración que lleva diez años. Sabe qué cliente paga a 60 días aunque la ficha diga 30. Sabe que el proveedor de envases solo sirve los martes. Sabe qué pestaña del Excel es la buena y cuál es "la de antes".

Todo eso no está escrito en ningún sitio. Está en su cabeza. Y el día que falta, falta con ella.

Una clínica de Gijón me lo contó sin rodeos. La recepcionista se cogió dos semanas de vacaciones en agosto y la agenda fue un caos. Citas duplicadas, bonos sin descontar, pacientes que llamaban para confirmar y nadie sabía qué decirles. "Nos dimos cuenta de que la clínica funcionaba porque funcionaba ella", me dijo la dueña.

Cuando el conocimiento vive en una persona, esa persona no se puede poner enferma, no se puede ir de vacaciones tranquila y no se puede marchar. Y eso no es justo ni para ella ni para la empresa. Un buen sistema no sustituye a esa persona, le quita el peso de ser la única que sabe dónde está todo.

¿Por qué nadie lo arregla antes?

Porque las empresas tiran para adelante sin pensar los procesos, y tiene sentido. Cuando empiezas, lo urgente es vender y servir. Un Excel y un grupo de WhatsApp te sacan del paso gratis.

El problema llega después. Se añade otra hoja, otro grupo, una app para las facturas, otra para los fichajes. Siete herramientas que no se hablan. Y cuando quieres ordenar, ya no puedes, porque es como una torre de Lego: quitas una pieza y se cae todo.

Entonces se sigue igual. No por gusto, sino porque cambiar da miedo y el coste de seguir no se ve en ningún sitio.

¿Siempre compensa dejar el Excel?

No. Y conviene decirlo claro.

Si sois dos personas, facturáis poco volumen y el Excel lo lleva una sola persona que lo tiene ordenado, probablemente no te compensa ningún programa hecho para ti. Un programa estándar barato o el propio Excel bien montado te sobran.

Compensa cambiar cuando se da al menos una de estas situaciones:

• La cuenta de arriba te sale por encima de 8.000 o 10.000 € al año.
• Hay más de una persona tocando los mismos archivos.
• Los errores ya te han costado algún cliente o algún abono.
• Hay una persona sin la que la empresa no funciona una semana.

Si no te pasa ninguna, guarda el dinero. Si te pasan dos o tres, lo que estás pagando por no cambiar ya es más caro que cambiar. Los rangos de lo que se ve en el mercado los tienes en cuánto cuesta un software a medida.

¿Por dónde se empieza sin desmontarlo todo?

Por el apaño que más horas se come, no por el que más molesta. Suelen ser distintos.

Con el distribuidor empezamos por los pedidos, porque eran seis de las doce horas. Primero, que los pedidos del WhatsApp entraran solos en una lista con cliente, productos y cantidades. Después, que esa lista generase el albarán. El stock vino más tarde. Puedes ver cómo quedó en el caso de la distribuidora de alimentación.

Y el paso de las hojas a la aplicación se hizo sin parar un solo día, trabajando en paralelo dos semanas. Lo cuento con detalle en cómo pasar de Excel a una aplicación sin parar la empresa.

Haz la cuenta con tus números esta semana. Si el resultado te incomoda, reserva una llamada de 30 minutos y lo miramos juntos.