Automatización de procesos e IA para pymes en Oviedo y Asturias.
Soy Pablo Álvarez Carbajal, desarrollador en Oviedo. Automatizo procesos de pymes de Asturias, con IA donde hace falta y sin ella donde no: pedidos de WhatsApp, facturas y tickets de proveedor leídos con IA, avisos por la API oficial de WhatsApp Business, presupuestos que se recuerdan solos y programas conectados con n8n. En tu empresa o en remoto. Desde 7.500 € + IVA, en 4 a 10 semanas.
Desde Oviedo, con más de 4 años trabajando con IA y más de 60 ingenieros formados en ella.
Por Pablo Álvarez Carbajal, desarrollador en Oviedo desde 2017 · Actualizado el
La guantera de la furgoneta de un jefe de obra. Tickets de almacén, de ferretería y de gasolinera, doblados y mezclados.
A fin de mes alguien en la oficina los despliega uno a uno, los teclea en un Excel y adivina a qué obra va cada uno.
Y la obra que parecía ganar dinero en marzo resulta, en mayo, que no.
¿Te suena?
- Pedidos de WhatsApp y notas de voz que alguien teclea a mano cada mañana
- Tickets y facturas de proveedor que se pasan a un Excel a fin de mes
- Recordatorios de cita mandados uno a uno desde un móvil personal
- El mismo cliente dado de alta en tres programas distintos
- Presupuestos enviados que nadie vuelve a reclamar
- Alguien que te ofrece «un agente que lleva tu empresa mientras duermes»
¿Qué se puede automatizar?
Lo aburrido va primero. Es lo que más horas quita. Estas son las piezas que más se piden.
- Pedidos de WhatsApp
- La IA lee el mensaje, la nota de voz o la foto de la libreta y deja un borrador de pedido. Una persona lo confirma con un toque.
- Facturas y tickets de proveedor
- Una foto, y la IA saca proveedor, fecha, base, IVA y total. Lo que no cuadra va a una bandeja de revisión con la foto al lado.
- WhatsApp por la vía oficial
- Recordatorios de cita, pedido en camino o coche listo con la API de Meta. Sin extensiones que acaban bloqueando tu número.
- Presupuestos que se recuerdan solos
- El cliente aprueba desde un enlace. Si en 48 horas no contesta, le llega un recordatorio sin que nadie lo mande.
- Programas que se hablan
- Tienda online, facturación y la contabilidad de tu gestoría conectadas por API, webhooks o n8n. El pedido se escribe una vez.
- Flujos con n8n
- Formularios de la web al CRM, facturas del correo a su carpeta, aviso cuando algo falla. En un servidor a tu nombre si los datos son delicados.
- Tus números cada mañana
- Facturación, cobros y lo que mires de verdad, actualizado solo. Sin juntar tres Excel un domingo al mes.
- Tu negocio en ChatGPT o Claude
- Tus datos conectados por MCP a tu asistente de IA. Preguntas con tus palabras y contesta con tus datos de verdad.
Dónde no te pongo IA.
De las diez tareas que más me encuentro para automatizar en una pyme, siete se resuelven con reglas normales. Sin IA. Y hay sitios donde la IA estorba.
- Donde basta una regla. Avisar cuando a un bono le quedan dos sesiones es una regla, no una IA.
- Donde un error sale caro. El IVA, la numeración de facturas o si un cliente ha pagado se calculan. No se adivinan.
- Donde vería datos sensibles que no necesita. A la IA solo le llega lo mínimo para su tarea.
- Donde nadie va a revisar. En mis proyectos la IA propone y decide una persona. Siempre.
Pruébalo. Son demos, no capturas.
Los datos son inventados, así que no rompes nada.
Pedido de WhatsApp leído con IA
Pulsa «Leer con IA» y mira cómo un mensaje de WhatsApp se convierte en pedido.
WhatsApp · Bar La Esquina · 23:12
Buenas Rubén!! para mañana 3 cajas tomate pera, 2 de lechuga iceberg y una garrafa de aceite de 5. El pan de siempre no q cerramos el jueves. Gracias!
Borrador de pedido · entrega mañana, ruta 2
- Vacío hasta leer el mensaje
Coste de obra en tiempo real
Sube fotos de tickets hasta que la obra pase del 80 % del presupuesto.
Reforma integral · C/ Ejemplo 14, 3º
36.660 € de 48.000 €
- Mano de obra17.840 €
- Material14.920 €
- Subcontratas3900 €
Tu negocio, dentro de ChatGPT o Claude
Haz una pregunta: el asistente consulta tu aplicación y contesta con tus datos.
Pregunta a tu negocio con tus palabras. Elige una pregunta:
Casos reales, con nombre y apellidos. Lo repetitivo lo hace la máquina.
De 10 días a 24-48 horas para preparar más de 150 planes
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Leer el caso¿Qué conviene automatizar primero en tu empresa?
Cuando pregunto a un dueño qué automatizaría, casi siempre me dice algo grande. Un chatbot para la web. Que la IA conteste los emails.
Y cuando me siento a mirar un día de su equipo, aparece algo mucho más aburrido. Copiar pedidos. Mandar el mismo recordatorio. Pasar horas del parte al Excel de nóminas.
Lo aburrido va primero. La regla es sencilla: se automatiza la tarea que se hace más de tres veces por semana, a mano y siempre igual. Si falla una de las tres, espera.
Si hay varias, multiplica las veces por semana por los minutos de cada vez. En una distribuidora de bebidas con cuatro personas en oficina salió esto.
- Pasar pedidos del WhatsApp. 90 veces por 4 minutos: 360 minutos a la semana.
- Facturas desde albaranes. 60 veces por 3 minutos: 180 minutos.
- Avisar al cliente del reparto. 90 veces por 1 minuto: 90 minutos.
- Resumen para la gestoría. 0,25 veces por 120 minutos: 30 minutos.
Los pedidos ganaban de calle. Seis horas a la semana. Y el resumen para la gestoría, lo que más odiaba el dueño, fue lo último de la lista.
Lo que más te molesta no siempre es lo que más te cuesta.
¿Cómo deja la IA de copiar a mano los pedidos de WhatsApp?
Son las 7:40 de la mañana en un almacén de Siero. Hay 38 mensajes sin leer en el móvil de la empresa. «Lo de siempre pero 2 cajas más de tónica.» Un audio de un minuto y medio con ruido de cafetera. Una foto de una libreta.
La persona que los pasaba al programa tardaba casi dos horas. Cada día.
Así funciona ahora.
- Llega el mensaje por la API oficial de WhatsApp Business. Texto, audio o foto.
- La IA identifica al cliente por su número, busca los productos en tu catálogo y saca cantidades. Si es un audio, primero lo transcribe.
- Se crea un borrador, no un pedido, con las dudas señaladas.
- Una persona ve el mensaje original al lado, corrige lo que haga falta y lo confirma.
En ese almacén, quien copiaba pedidos ahora revisa los de la mañana en unos 25 minutos.
Y el cliente sigue pidiendo como siempre. Porque el dueño de un bar pide a las once de la noche, cerrando, y va a abrir WhatsApp, que ya lo tiene abierto.
¿Cómo se consigue que tus programas se hablen?
Un cliente con una tienda online de productos asturianos, cuatro personas y unos 60 pedidos a la semana, escribía cada pedido cuatro veces. En la tienda. En la hoja de stock. En el programa de facturación. Y a fin de mes, la gestoría lo volvía a meter en su contabilidad.
Con 60 pedidos a la semana, se equivocaban. La conexión completa se hizo en tres semanas.
Hay cuatro formas de conectar programas, de más a menos elegante.
- Por API. Un programa pide o envía datos al otro. Si existe, casi siempre es la buena.
- Con un webhook. El programa avisa al instante cuando pasa algo, como un pedido o un pago.
- Con n8n de puente, cuando hay tres o más programas en la cadena.
- Con una exportación a una hora fija, para programas viejos sin API.
Y a veces la mejor integración es la que no hace falta. Si tienes siete programas y conectarlos todos es un lío, sale mejor juntar la operación en una sola aplicación. Y conectar solo lo que tiene sentido que siga fuera, como la contabilidad.
¿Basta con n8n o hace falta una aplicación propia?
Depende de si lo que falta es la conexión o el programa.
Si tus programas funcionan y lo único que falla es que no se hablan, n8n suele bastar. Se dibuja el camino con cajas: cuando pase esto en un programa, haz esto en el otro. Y puede ir en un servidor a nombre de tu empresa si los datos son delicados.
Pero si tu empresa funciona con siete hojas de cálculo, dos grupos de WhatsApp y una libreta, n8n puede unirlos. Y te quedas con siete hojas, dos grupos y una libreta, ahora cosidos con hilo.
n8n une piezas que funcionan. No arregla piezas que no funcionan. En estos casos la automatización va dentro de una aplicación propia.
- Cuando la lógica es el corazón del negocio. Cómo se calcula un precio, cómo se reparte una agenda o cómo se descuenta un bono.
- Cuando muchas personas tocan los mismos datos a la vez.
- Cuando un fallo no puede esperar al lunes.
¿Qué cambia el precio de una automatización?
Dos cosas, sobre todo. Cuántos procesos hay y cuántos programas toca conectar. Cada conexión depende de que el otro lado lo permita, y algunas dan guerra.
Como referencia, en el mercado español una automatización o integración suelta suele estar entre 2.000 y 12.000 €. Y se monta en días o pocas semanas. Mis proyectos empiezan en 7.500 € + IVA.
Luego están los servicios que cobran por uso. Que la IA lea un documento cuesta céntimos. Los mensajes de plantilla de WhatsApp por la vía oficial se pagan uno a uno. Van a nombre de tu empresa y los pagas tú directamente, así sabes lo que cuestan de verdad.
Y el mantenimiento. Si el sistema es pequeño y casi no cambia, debería ser pequeño. Si alguien te pide 1.000 € al mes por vigilar una automatización que manda recordatorios, algo no cuadra.
¿Qué no conviene automatizar aunque se pueda?
Hay tareas que pasan la regla de las tres veces y aun así conviene dejarlas en manos de una persona. Al menos al principio.
- Lo que toca dinero sin revisión. Que el sistema prepare el pago a un proveedor, sí. Que lo ejecute solo, no.
- Lo que habla con un cliente enfadado. Una reclamación contestada por un robot es gasolina.
- Lo que depende de datos que están mal. Con duplicados y teléfonos viejos, automatizar los avisos es mandar mensajes mal más rápido.
- Lo que va a cambiar pronto. Si en tres meses cambias de transportista, no automatices el aviso del actual.
- Lo que una persona hace encantada y bien. Si a la recepcionista le gusta llamar a los pacientes de siempre y eso fideliza, déjalo. Automatiza lo que ella odia.
¿Cómo te enteras si una automatización falla?
Lo que suele salir mal es que la conexión falla y nadie se entera. Un pedido que no llega a facturación. Un cobro que no se apunta. Y el problema aparece semanas después, cuando se cuadra la caja.
Una integración que funciona el 99 % de las veces y falla en silencio el 1 % es peor que no tenerla. Porque te fías.
Por eso, en cada conexión que monto, hay cuatro cosas que no negocio.
- Aviso cuando algo falla, a una persona concreta, con qué ha fallado y en qué registro.
- Reintento automático si el programa de destino no responde.
- Sin duplicados. Si un aviso llega dos veces, la factura no se crea dos veces.
- Un sitio donde mirar lo que ha pasado cada día, sin llamarme.
Y las cuentas del servidor y de los programas conectados quedan a nombre de tu empresa. Con un documento corto de qué hace cada flujo y a quién llamar si se para.
¿Lo que suelen venderte o lo que funciona hoy?
| Aspecto | Lo que suelen venderte | Conmigo |
|---|---|---|
| La promesa | «Un agente que lleva tu empresa mientras duermes» | La IA propone y una persona decide |
| Cuánto acierta | «Precisión del 100 %» | Con fotos razonables, 1 o 2 de cada 20 tickets necesitan corregir un campo. Y el sistema lo marca |
| Dónde va la IA | En todo, también en una suma o una fecha | Solo donde hay que leer algo desordenado |
| Qué te enseñan | Una demo perfecta | Clientes reales, con nombre y en vídeo |
Cómo trabajo. Cuatro pasos, en este orden.
Nada de seis meses de reuniones y un documento de 80 páginas. Primero veo tu empresa trabajando. Después construyo. Y lo que construyo se usa desde la tercera semana.
- 11 semana
Una semana dentro
Veo un día normal de tu empresa, en persona o por videollamada. Quién apunta qué, dónde, y qué se hace dos veces. Sales con un mapa de tus procesos y un precio cerrado.
- 2≈10 días
Un prototipo que se toca
Una versión clicable con tus datos reales. Tu equipo la prueba y la destroza. Corregir aquí cuesta minutos. Corregir después, semanas.
- 33–8 semanas
Pieza a pieza
Primero lo que más duele. Cada semana entrego algo que ya se usa, así que el programa empieza a ahorrar tiempo antes de estar terminado.
- 4primer mes
Uso real y ajustes
El primer mes en marcha estoy encima: formación, dudas, cambios pequeños. Después, mantenimiento mensual si lo quieres. Si no, te lo llevas documentado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta automatizar procesos con IA en mi empresa?
Los proyectos empiezan en 7.500 € + IVA. El precio final depende de cuántos procesos haya y de cuántos programas toque conectar. Te lo doy cerrado y por escrito después de la primera semana, antes de desarrollar nada. La IA en sí cuesta poco: leer un documento son céntimos. Y no hay cuota por usuario, así que no sube cuando contratas a alguien.
¿Y si solo quiero conectar dos programas?
Entonces puede que no te haga falta un proyecto entero. Si tus programas funcionan y lo único que falla es que no se hablan, a veces basta con un flujo de n8n. En el mercado, una integración sencilla entre dos o tres programas está entre 2.000 y 12.000 €. Si lo tuyo es eso, te lo digo en la primera llamada.
¿En cuánto tiempo funciona?
Un proyecto típico dura de 4 a 10 semanas y se entrega pieza a pieza. Primero va lo que más horas te quita, que casi nunca es lo más vistoso. La primera pieza la usa tu equipo con datos reales hacia la tercera o cuarta semana. Mientras tanto sigues trabajando como hasta ahora, con tus programas de siempre.
¿Y si la IA se equivoca?
Se equivoca, y quien te diga que no te vende humo. Por eso nunca decide sola. Lee el pedido o la factura, deja un borrador y marca lo que no cuadra. Una persona lo confirma en segundos. Con fotos razonables, de cada 20 tickets hay 1 o 2 que necesitan corregir algún campo. El resto entra bien a la primera.
¿Me pueden bloquear el número de WhatsApp?
No si se hace por la vía oficial. Los avisos salen por la API de WhatsApp de Meta, con plantillas aprobadas y solo a clientes que han dado su permiso. Lo que bloquea números son las extensiones que simulan WhatsApp Web. Se paga por mensaje. Y para un negocio pequeño que manda recordatorios, el coste suele ser bajo comparado con el tiempo que ahorras.
¿Qué pasa con mis datos y los de mis clientes?
A la IA solo le llega lo mínimo para hacer su tarea. Elijo servicios que no entrenan con tus documentos, con contrato de encargado del tratamiento y, si se puede, procesando en la Unión Europea. Si hay datos de salud, n8n puede ir en un servidor propio. Y las cuentas, los flujos y el código quedan a nombre de tu empresa.
¿Trabajas en persona en Oviedo y Asturias?
Sí. Estoy en Oviedo y, si tu empresa está en Asturias, la primera semana la paso en ella, mirando quién copia qué y dónde. Después seguimos en remoto con una revisión cada semana. Si estás fuera, también funciona: la primera semana se hace por videollamada, con fotos, capturas y un vídeo corto de la tarea que más tiempo quita.
¿Para qué empresas no tiene sentido?
Para negocios donde pasan pocas cosas iguales. Si cada encargo es distinto y el tiempo se va en pensar, no en copiar, automatizar es comprarte un problema. Tampoco con cinco o seis pedidos al día, porque copiarlos te lleva un cuarto de hora. Ni si tu catálogo tiene tres nombres para la misma cosa. Primero se ordena. Luego se automatiza.
¿Tengo que cambiar los programas que ya uso?
No, si funcionan. Si tu programa de contabilidad va bien, se conecta, no se sustituye. La automatización se pone alrededor de lo que ya tienes y quita las copias a mano entre un programa y otro. Solo cuando conectar siete programas cuesta más que juntarlos te propongo una aplicación propia para la operación. Y la contabilidad sigue con tu gestoría.
¿Mis clientes tienen que cambiar su forma de pedir?
No. El pedido tiene que entrar por donde el cliente ya está, y el trabajo de ordenarlo es tuyo, no suyo. Si te pide por WhatsApp, con audios o con una foto de la libreta, la IA lo lee igual. Si quieres, cada cliente puede tener además un enlace con su catálogo y sus precios. Los jóvenes y los que piden mucho se pasan solos en unas semanas.
¿Y si mi programa es antiguo y no tiene API?
Entonces queda la exportación programada. El programa viejo guarda una hoja de cálculo o un CSV en una carpeta a una hora fija, y otro proceso la recoge y la mete donde toca. Hay retraso de horas y, si cambia el formato del archivo, se rompe. Pero para un programa de hace quince años que nadie va a cambiar, es mucho mejor que copiar a mano.
Cuéntame un día normal en tu empresa.
Treinta minutos por videollamada. Tú hablas, yo pregunto.
Al colgar sabrás qué pieza resolvería el problema más gordo y si merece la pena hacerla a medida. A veces la respuesta es que no. También te lo diré.
Los proyectos empiezan en 7.500 € + IVA. Si eso se sale de lo que buscas, mejor saberlo antes de la llamada.