Impagos en un gimnasio: cómo detectarlos el día 3 y no en diciembre

Para detectar los impagos de un gimnasio el día 3 hay que cruzar cada recibo SEPA devuelto con la ficha del socio en cuanto el banco lo comunica, leer el motivo de la devolución y actuar según ese motivo: reintento, aviso con enlace de pago con tarjeta o petición de cuenta nueva. Todo eso puede hacerlo el programa solo, sin esperar a que alguien abra el extracto.

En diciembre, el dueño de un centro deportivo de Oviedo me enseñó una hoja de cálculo. Once socios llevaban entre dos y cinco meses sin pagar. Seguían entrando cada día con su tarjeta.

Nadie lo había hecho con mala fe. Los recibos se habían devuelto, el banco lo había avisado en un PDF que nadie abría, y el torno seguía dejando pasar. Unos 2.300 € en cuotas que ya no iba a recuperar enteras.

¿Por qué los impagos se descubren tan tarde?

Porque la información de la devolución llega a un sitio y la del socio vive en otro. El banco sabe que el recibo ha vuelto. El programa de socios sabe quién es. Y entre los dos hay una persona que tiene que acordarse de cruzarlos.

En un gimnasio pequeño esa persona suele ser el dueño. Que también da clases, atiende la recepción y arregla la cinta que hace ruido. El cruce se queda para "cuando tenga un rato". Y el rato llega en diciembre, al cerrar el año.

Un impago no se vuelve caro el día que se produce. Se vuelve caro cada mes que nadie lo ve.

¿Qué significa cada motivo de devolución de un recibo?

Cada recibo SEPA devuelto viene con un código de motivo, y ese código te dice qué hacer. No es lo mismo un socio sin saldo que un socio que ha cerrado la cuenta.

Código	Qué significa	Qué suele funcionar
AM04	Saldo insuficiente	Reintentar a los pocos días, a ser posible después de fecha de nómina, y avisar
AC04	Cuenta cancelada	No reintentar. Pedir una cuenta nueva o pago con tarjeta
AC01	IBAN incorrecto	Revisar la ficha. Suele ser un error al darlo de alta
MD06	El socio ha pedido la devolución	Hablar con él. Puede no reconocer el cargo o querer darse de baja
MS02	Motivo no especificado por el cliente	Avisar y preguntar. Tratarlo como un rechazo del socio
MD01	No hay mandato válido	Revisar la orden de domiciliación firmada

Reintentar un recibo de una cuenta cancelada solo te cuesta comisiones. Y avisar con prisas al que ha pedido la devolución puede convertir un despiste en una baja.

¿Qué debería pasar el día 3?

El día 3 el sistema ya debería haber leído las devoluciones y tener a cada socio en su casilla. Esta es la secuencia que monto en los centros deportivos con los que trabajo:

1. Día 1. Se envía la remesa de recibos del mes.
2. Días 2 a 4. El banco devuelve los recibos que fallan. El programa los importa y los cruza con cada socio de forma automática.
3. El mismo día de la devolución. El socio recibe un mensaje con un enlace para pagar con tarjeta, sin tener que ir a recepción. El tono importa: "tu recibo ha vuelto, puede ser un error, aquí puedes pagarlo".
4. Día 5 o después de la fecha de cobro habitual. Si el motivo era saldo insuficiente y no ha pagado por el enlace, se reintenta el cargo una vez.
5. Día 7. Si sigue pendiente, recepción lo ve marcado en la pantalla del torno o del control de acceso.
6. Día 10 en adelante. Llamada personal. A estas alturas son muy pocos.

Pruébalo tú: gestiona los recibos devueltos de este mes y mira qué hace el sistema según el motivo.

reservas.box-ejemplo.es

BBox

Recibos de octubre

Cobrado

259 €

Pendiente

94 €

• Irene SuárezIlimitado · 69 €Cobrado
• Marcos Riera3 días · 52 € · Saldo insuficienteReintentar
• Lucía PrendesIlimitado · 69 €Cobrado
• Hugo Alonso2 días · 42 € · Cuenta canceladaPedir cuenta
• Paula RubieraIlimitado · 69 €Cobrado
• Diego Fanjul3 días · 52 €Cobrado

¿Puedo cortar el acceso a un socio que no ha pagado?

Depende de lo que diga el contrato o las condiciones que firmó al darse de alta. Si ahí está recogido, lo normal es suspender el acceso tras un plazo razonable y avisando antes. Si no lo está, conviene revisarlo con tu asesor antes de hacerlo.

Yo recomiendo no cortar de golpe. Funciona mejor un periodo de gracia de unos días, con el socio avisado, y que en recepción aparezca una alerta en lugar de un torno que no abre delante de todo el mundo. Nadie quiere ese momento. Tampoco tú.

¿Cómo evito que el socio devuelva el recibo "porque no lo reconoce"?

Con un concepto claro y un aviso previo. Muchos MD06 y MS02 son socios que ven en el banco un cargo con un nombre raro y lo devuelven por si acaso.

Tres cosas que bajan mucho esas devoluciones:

• Que el concepto del recibo lleve el nombre del gimnasio, el mes y el plan. No la razón social de la sociedad que nadie conoce.
• Un mensaje dos días antes del cargo con el importe. Parece una tontería. Funciona.
• Una baja fácil. El que quiere irse y no sabe cómo, devuelve el recibo. Si darse de baja es un botón, se da de baja y ya.

Ten en cuenta que, con una domiciliación autorizada, el socio puede pedir al banco la devolución durante ocho semanas sin dar motivo. No lo puedes impedir. Solo puedes hacer que no le apetezca.

¿Cuánto dinero se recupera así?

En los centros que lo han puesto en marcha, la mayoría de devoluciones por saldo insuficiente se cobran en la primera semana, entre el enlace de pago y el reintento. Las que se pierden son sobre todo cuentas canceladas de socios que ya se querían ir.

En el centro de Oviedo, en los tres meses siguientes, no hubo ningún socio con más de un recibo pendiente. No porque la gente pagara mejor. Porque se veía el problema cuando todavía era pequeño.

El caso completo, con reservas y cuotas, está en el caso del centro deportivo. Si además tus clases se organizan por un grupo de WhatsApp, te interesa cómo gestionar reservas de clase sin grupo. Y el número de cuotas pendientes debería estar entre los cinco números que el dueño de una pyme ve cada mañana.

¿Cuántos de tus socios entran hoy sin haber pagado el mes? Si no lo sabes en diez segundos, reserva una llamada de 30 minutos y lo miramos.