Partes de trabajo en el móvil para empresas de reformas e instalaciones

Un parte de trabajo en el móvil es el mismo parte de papel, pero lo rellena el operario en la obra en dos minutos: horas, fotos del antes y el después, material usado y firma del cliente con el dedo. Llega a la oficina en el momento, ya imputado a su obra. Así puedes facturar ese mismo día y saber cuánto llevas gastado en cada obra sin esperar al viernes.

Viernes, seis de la tarde. Llegan los partes de la semana. Doblados, con yeso, alguno con la letra de un médico. Dos no llegan. La persona de administración los pasa el lunes y el martes. Y de una obra cerrada hace un mes todavía nadie sabe si ganó dinero.

Esto no es un problema del operario. El papel no da para más.

¿Qué tiene que llevar un parte de trabajo digital?

Tiene que llevar lo mismo que el de papel, y un poco más que en papel era imposible. Esto es lo mínimo:

• Obra y cliente. El operario la elige de su lista del día, no la escribe.
• Horas. Entrada, salida y pausas, por persona.
• Trabajo hecho. Dos líneas, en sus palabras.
• Fotos. Antes y después. Una foto de una tubería antes de cerrar la pared vale oro seis meses después.
• Material usado. De una lista, con cantidades.
• Firma del cliente. Con el dedo, en la pantalla, con su nombre.

Y nada más. Cada campo que añades es un parte que alguien deja a medias. El operario ha trabajado ocho horas con las manos y quiere irse a casa.

¿Cómo es un día con partes en el móvil?

Un día normal de un operario de instalaciones, con el parte en el móvil, se parece a esto:

1. 8:00. Llega a la obra y ficha la entrada desde el móvil. Queda registrada la hora y que estaba en la obra.
2. 8:05. Hace dos fotos del estado inicial.
3. 11:30. Le falta material. Coge en la ferretería, hace foto del ticket y lo asigna a la obra.
4. 14:00 a 14:45. Pausa para comer, marcada con un botón.
5. 17:30. Hace las fotos del después, apunta el material usado y pasa el móvil al cliente para que firme.
6. 17:35. Ficha la salida. El parte ya está en la oficina.

Pruébalo tú: ficha la entrada, haz una pausa y ficha la salida, como lo haría un operario en obra.

9:41

OObra · Fichaje

Hola, Iván. Jueves 16 de octubre.

Sin fichar

00:00:00

Reforma C/ Uría 14 · 18 m

Fichar entradaPausa

Esta semana24 h de 40 h

• Lun C/ Uría 148 h 12 min
• Mar C/ Uría 148 h 04 min
• Mié Nave Silvota7 h 51 min

Fíjate en que el fichaje y el parte van juntos. El operario no rellena dos cosas. Rellena una, y de ahí salen las horas para la nómina, el registro de jornada y el coste de la obra.

¿Qué gana la oficina con los partes digitales?

La oficina gana tiempo y, sobre todo, información a tiempo. En una empresa de reformas con 14 operarios, pasar los partes de papel se comía unas cinco horas de administración a la semana. Con el móvil, ese trabajo desaparece porque no hay nada que pasar.

Pero lo que más cambia no son las horas de oficina. Es el momento en que te enteras de las cosas.

Con partes en papel, sabes lo que pasó la semana pasada. Con partes en el móvil, sabes lo que está pasando hoy. Una obra que va más lenta de lo previsto, un operario que lleva tres días en una avería de medio día, un material que se compra dos veces. Lo ves el martes, cuando todavía puedes hacer algo.

¿Cómo ayudan a saber si una obra gana dinero?

Ayudan porque cada parte suma sus horas y su material a la obra en el momento. El coste de la obra se va construyendo cada día, en lugar de calcularse cuando termina.

Con eso puedes comparar lo presupuestado con lo real, partida a partida. Y poner un aviso: cuando una obra llega al 80 % del presupuesto y todavía le queda trabajo, te llega un mensaje. Ahí decides si hablas con el cliente, si hay un extra que facturar o si te toca asumirlo.

El material comprado sobre la marcha es el agujero más grande. Tickets en la guantera que nunca llegan a su obra. Con la foto del ticket y la IA leyendo los importes, se imputan solos. Lo explico en usar IA para leer facturas y tickets de proveedor, y la parte de rentabilidad la tienes en cómo saber si tu obra gana dinero antes de terminarla.

¿La firma del cliente en el móvil sirve de algo?

Sirve como prueba de que el trabajo se hizo y el cliente lo vio, y te ahorra discusiones al facturar. No sustituye a un contrato, pero es mucho mejor que un parte firmado a boli que se pierde en la furgoneta.

Lo que le da valor es lo que la acompaña. La hora, la ubicación, las fotos del trabajo terminado y el nombre de quien firma, todo junto y sin poder cambiarse después. Si dentro de tres meses el cliente dice que aquello no se hizo, tienes la foto y su firma del mismo día.

Si en tu caso hay mucho en juego, confirma con tu asesor qué más conviene guardar.

¿Y los fichajes?

Van con el parte. Cada entrada y cada salida queda registrada desde el móvil, con la obra en la que se ficha, y la hoja firmada a fin de mes desaparece.

Una cosa importante. El móvil registra la ubicación al fichar, no durante toda la jornada. Tu equipo tiene que saberlo, y tiene que estar escrito. Seguir a alguien todo el día no es necesario y genera un problema que no quieres.

¿Van a usarlo mis operarios?

Lo van a usar si es más fácil que el papel. Si no, no.

Esto no es una opinión, es lo que he visto. En las empresas donde los partes digitales funcionan pasan tres cosas:

• El parte se rellena en menos de dos minutos. Botones grandes, listas en lugar de texto, fotos con un toque.
• Funciona sin cobertura. Hay sótanos, garajes y pueblos. El parte se guarda y se envía cuando vuelve la señal.
• El operario gana algo. No tener que llevar papeles el viernes, que sus horas cuenten bien, que no le llamen de la oficina para preguntar qué material usó.

Y la primera semana, alguien de la oficina tiene que estar pendiente. Resolver dudas, corregir el primer parte mal hecho sin montar un drama. A la tercera semana nadie se acuerda del papel.

¿Merece la pena para una empresa pequeña?

Con dos o tres operarios y pocas obras a la vez, probablemente te basta con una aplicación sencilla de partes que ya exista. No necesitas nada hecho para ti.

Empieza a merecer la pena tener un sistema propio cuando juntas varias cosas: bastantes operarios, varias obras a la vez, material comprado sobre la marcha y la necesidad de saber el coste real de cada obra. Ahí los partes dejan de ser un papel y se convierten en la base de todo lo demás. Mira cómo quedó en una empresa de reformas con 14 operarios.

El parte que llega el viernes te cuenta la historia. El que llega el mismo día te deja cambiarla.

Si tus partes todavía viajan en la guantera, reserva una llamada de 30 minutos y vemos cómo pasarlos al móvil sin volver loco a nadie.