El programa que necesita un taller mecánico (y el que no)

Un taller mecánico necesita un programa que haga siete cosas bien: abrir la orden de reparación por matrícula con fotos, mandar el presupuesto al cliente por enlace para que lo apruebe, enseñar en un tablero qué coche está en qué fase, pedir recambios desde la orden, apuntar las horas de cada mecánico, avisar al cliente cuando el coche está listo y facturar. Todo lo demás es opcional.

Y hay mucho "demás". Los programas de taller que conozco suelen tener cientos de pantallas. Contabilidad, nóminas, módulo de flotas, CRM con campañas, gestión de neumáticos en depósito, tienda online.

Si tienes seis elevadores y ocho personas, no necesitas la mitad.

¿Qué necesita de verdad un taller y qué le sobra?

Esta es la lista corta. La columna de la izquierda te hace ganar dinero cada día. La de la derecha, en la mayoría de talleres pequeños, se queda sin usar.

Lo que necesita	Lo que suele sobrar
Orden de reparación por matrícula, con fotos	Contabilidad completa dentro del programa
Presupuesto que el cliente aprueba desde el móvil	Módulo de marketing con campañas
Tablero con el estado de cada coche	Tienda online de recambios
Pedido de recambios desde la orden	Gestión de flotas para empresas, si no tienes flotas
Horas por mecánico y por orden	Informes de 40 páginas que nadie lee
Aviso automático de coche listo	Una app propia para el cliente con usuario y contraseña
Facturación correcta, sin teclear dos veces	Nóminas

La contabilidad y las nóminas no sobran en tu empresa. Sobran en el programa del taller, porque ya las lleva tu gestoría con su programa. Lo que hace falta es que le lleguen los datos.

¿Cómo debería ser la orden de reparación?

La orden de reparación debería abrirse escribiendo la matrícula y poco más. El programa ya conoce el coche, el cliente y lo que se le hizo la última vez.

Lo que tiene que guardar:

• El motivo de entrada, con las palabras del cliente. "Hace un ruido al frenar" vale más que un código.
• Fotos. Del cuentakilómetros, de los golpes que ya traía y de la avería. Las fotos te ahorran discusiones y te ayudan a vender el presupuesto.
• Lo que se diagnostica, lo que se presupuesta y lo que se aprueba, cada cosa en su sitio.
• Recambios usados y horas de cada mecánico.

Y tiene que poder rellenarla el mecánico desde el móvil, con las manos como las tiene. Si la orden solo se puede tocar desde el ordenador de la oficina, va a volver al papel pegado al parabrisas.

¿Para qué sirve un tablero de taller?

Sirve para saber en un vistazo qué coche está en qué fase y quién lo lleva, sin bajar al foso a preguntar. Recepción, diagnóstico, esperando pieza, reparando, listo.

El jefe de taller lo mira por la mañana y reparte. La recepción lo mira cuando llama un cliente y le responde sin colgar. Y el dueño lo mira para ver dónde se atasca el trabajo. Casi siempre es en "esperando pieza".

Así se ve uno sencillo. Pruébalo tú: mueve un coche de una fase a la siguiente.

taller-ejemplo.app

FFoso

Tablero del taller

Recepción · 1

6612 HXS

VW Golf

Ruido suspensión · —

Avanzar

Diagnóstico · 1

1177 JHB

Toyota Corolla

Revisión 60.000 · E4

Avanzar

Esperando pieza · 1

9034 LCD

Renault Clio

Pastillas y discos · E1

Avanzar

Reparando · 1

4821 KLM

Seat León

Embrague · E2

Avanzar

Listo · 0

Un tablero así, unido a un aviso automático, quita muchas de las llamadas de "¿está mi coche?". Cuando el coche pasa a "listo", al cliente se le avisa solo, y ya no tiene nada que preguntar.

¿Cómo tienen que llegar los presupuestos al cliente?

Deberían llegarle por enlace al móvil, con las fotos de la avería, las partidas separadas y un botón para aprobar o rechazar cada una. Nada de presupuestos por teléfono.

El presupuesto por teléfono tiene dos problemas. El cliente no ve lo que le estás contando, así que duda. Y no queda rastro: a la semana nadie recuerda a qué precio se aprobó.

Con el enlace, el cliente ve la foto del disco de freno gastado, aprueba lo urgente y deja lo recomendable para otro día. Queda registrado quién aprobó, qué y cuándo. Si en 48 horas no ha contestado, el recordatorio sale solo. Esto da para un artículo entero: presupuestos que el cliente aprueba desde el móvil.

¿Por qué importa apuntar las horas por mecánico?

Porque en un taller la mano de obra que no se apunta es mano de obra que no se factura. Y pasa mucho más de lo que parece.

Un mecánico dedica una hora y media a una avería que en el presupuesto ponía una. Nadie lo apunta. Otro ajusta algo de cortesía en diez minutos. Tampoco. A final de mes son horas y horas regaladas sin que nadie lo haya decidido.

Con las horas en la orden, cada mecánico marca cuándo empieza y cuándo acaba cada trabajo desde el móvil. Tú ves las horas reales contra las presupuestadas. Y decides qué regalas y qué cobras, en vez de enterarte en diciembre.

Además te sirve para otra cosa: saber qué tipo de trabajo te da más margen. Muchas veces no es el que crees.

¿Qué avisos automáticos merecen la pena?

Merecen la pena los avisos que te traen al cliente de vuelta o te quitan llamadas. Con tres tienes casi todo:

1. Coche listo. Un mensaje en cuanto la orden pasa a terminada, con el importe y el horario de recogida.
2. Presupuesto sin respuesta. A las 48 horas, un recordatorio amable. Muchos presupuestos no se rechazan, se olvidan.
3. Revisión e ITV. A los 11 meses de la última revisión, o un mes antes de que le toque la ITV. Es trabajo que ya tienes ganado si el cliente se acuerda de ti a tiempo.

No hace falta más. Un taller que manda cinco mensajes por semana a cada cliente consigue que le silencien.

¿Qué pasa con la facturación?

Que sale de la orden de reparación, con las horas y los recambios ya dentro. Nadie la vuelve a teclear.

Lo importante para el taller es no facturar dos veces lo mismo. La orden ya tiene todo. La factura solo lo recoge.

¿Programa estándar de taller o uno propio?

Si tu taller trabaja como la mayoría, un programa estándar de taller te puede valer, y te va a salir más barato. Hay buenos programas en el mercado y no tiene sentido rehacerlos si encajan.

Un programa propio empieza a tener sentido en estos casos:

• Tus mecánicos no usan el programa actual porque es incómodo en el móvil.
• Tienes una forma de trabajar distinta. Especialidad, flotas, carrocería con peritos, varios talleres.
• Pagas licencias por módulos que no usas y te faltan justo las cosas de la lista corta.
• Quieres conectarlo con lo que ya usas, como la gestoría, el proveedor de recambios o WhatsApp.

Mira cómo quedó en un taller mecánico con seis elevadores. Lo que más notaron fue el teléfono: dejó de sonar para preguntar por el estado del coche.

¿Por dónde empiezo si hoy lo llevo todo en papel?

Empieza por la orden de reparación con fotos y el aviso de coche listo. Con esas dos piezas ya notas el cambio en la primera semana: menos papeles perdidos y menos llamadas.

Después, el presupuesto por enlace. Luego las horas por mecánico. La facturación, al final, cuando todo lo anterior ya alimenta la factura sin teclear.

El mejor programa de taller es el que el mecánico usa sin quitarse los guantes.

Si quieres ver cómo quedaría en tu taller, con tus elevadores y tu forma de trabajar, reserva una llamada de 30 minutos y lo vemos.