Los cinco números que el dueño de una pyme debería ver cada mañana

El dueño de una pyme debería ver cada mañana cinco números: lo facturado en el mes, lo cobrado frente a lo pendiente, la ocupación o capacidad usada, el margen y un indicador propio de su sector. Con esos cinco sabes si el mes va bien, si hay un agujero de caja y dónde mirar. Todo lo demás puede esperar al informe mensual.

Lo sé porque he hecho paneles de 20 gráficas. Bonitos, con colores, con filtros. Y he visto al dueño abrirlos una semana y no volver.

Un panel con 20 números no se mira. Uno con cinco, sí.

¿Cuáles son los cinco números y por qué esos?

Son los cinco que responden a las preguntas que te haces en la ducha. ¿Estoy vendiendo? ¿Me están pagando? ¿Estoy aprovechando lo que tengo? ¿Gano dinero con lo que vendo? ¿Hay algo raro en lo mío?

1. Facturado este mes, frente al mismo mes del año pasado

No el total del año. El mes en curso, comparado con el mismo mes del año anterior a la misma fecha. Así ves si vas por delante o por detrás sin que te engañe la temporada.

2. Cobrado frente a pendiente de cobro

Facturar no es cobrar. Este número te dice cuánto de lo que has facturado está ya en el banco y cuánto está en la calle. Y, mejor aún, cuánto lleva más de 30 o 60 días pendiente.

Muchas empresas que venden bien tienen problemas porque cobran tarde, no porque vendan poco. Por eso este número va el segundo.

3. Ocupación o capacidad usada

Lo que puedes vender tiene un límite. Horas de cabina, elevadores, plazas de clase, horas de operario. Este número te dice qué porcentaje de esa capacidad estás usando.

Una clínica al 60 % de ocupación no necesita más fisios. Necesita más pacientes o mejor agenda. Una al 95 % sí necesita a alguien más, o subir precios.

4. Margen

Lo que te queda después de pagar lo que cuesta hacer lo que vendes. En un taller, mano de obra y recambios. En reformas, horas, material y subcontratas. En una distribuidora, el precio de compra.

No hace falta que sea el margen contable perfecto. Basta con uno aproximado y honesto, calculado siempre igual, para ver si sube o baja.

5. El número de tu sector

Cada negocio tiene uno que avisa antes que los demás de que algo va mal. Lo explico en la siguiente sección.

¿Cuál es el número propio de cada sector?

Es el que se mueve antes de que se note en la facturación. Si lo miras cada día, te enteras de los problemas con semanas de margen.

Sector	Número propio	Por qué avisa antes
Clínica	Citas perdidas sin avisar esta semana	Cada hueco vacío es dinero que no vuelve
Gimnasio o centro deportivo	Socios con recibo fallido o tres semanas sin venir	Son las bajas del mes que viene
Taller mecánico	Horas trabajadas frente a horas facturadas	La mano de obra regalada no se ve en ningún otro sitio
Distribuidora	Productos por debajo del mínimo	Una rotura de stock es un pedido perdido mañana
Reformas	Obras por encima del 80 % del presupuesto	Es la obra que va a perder dinero

En un gimnasio, por ejemplo, el recibo fallido del día 3 es la baja de diciembre si nadie lo mira. Lo cuento en impagos en un gimnasio: cómo detectarlos el día 3.

¿Cómo se ve un panel así?

Se ve en una sola pantalla, sin tener que bajar ni pulsar nada, con cada número comparado con el periodo anterior. Si quieres más detalle, pulsas y lo tienes. Pero el primer vistazo tiene que bastar.

Pruébalo tú: cambia entre semana, mes y trimestre, y fíjate en cómo se compara cada número con el periodo anterior.

taller-ejemplo.app

PPanel

semanamestrimestre

Facturado

18.930 €

+6 %

Ticket medio

214 €

+3 %

Horas facturables

87 %

+4 pts

LMXJVS

Tres detalles que marcan la diferencia:

• Cada número lleva su comparación. 18.930 euros no dice nada. Un 6 % más que el mismo periodo del año pasado, sí.
• Los colores se usan poco. Rojo solo cuando algo pide que hagas algo. Si todo está en rojo y verde, nada destaca.
• Se abre en el móvil. El dueño no mira el panel en la oficina. Lo mira en el café, antes de entrar.

¿De dónde salen los datos?

Salen de los programas que ya usas, sin que nadie los copie. La facturación sale del programa de facturas. Los cobros, del banco. La ocupación, de la agenda. El margen, de cruzar ventas con costes.

Si todo está en una sola aplicación, el panel es una pantalla más. Si tienes varios programas, hay que conectarlos para que se pasen los datos cada noche o cada hora. Eso se hace con herramientas de automatización como n8n, que explico en n8n para empresas: qué es y cuándo tiene sentido, o conectando directamente lo que ya tienes, como cuento en cómo hacer que tus programas se hablen entre ellos.

Lo que no vale es un panel que alguien rellena a mano cada lunes. A la tercera semana se deja de rellenar, y un panel con datos viejos es peor que no tenerlo.

¿Por qué no poner más números?

Porque cada número que añades le quita atención a los otros. Con cinco, los miras todos. Con 20, miras el primero y el que tiene color rojo.

Además, casi todos los demás números se explican por estos cinco. El ticket medio, las altas y las bajas, las horas por empleado, el producto más vendido. Son útiles, pero son preguntas de segundo nivel. Van en un informe mensual que miras con calma, no en el vistazo de la mañana.

Si tu gestor o tu socio te pide un número más, pregúntale qué haría distinto si lo viera cada día. Si no hay respuesta, va al informe.

¿Cuánto cuesta tener un panel así?

Si tus datos ya están en una aplicación propia, el panel es poco trabajo y suele ir dentro del proyecto. Si hay que conectar varios programas que no se hablan, el coste está en esa conexión, no en las gráficas.

En el mercado, una integración entre programas que ya tienes suele moverse entre 2.000 y 12.000 euros, según cuántos sean y lo fáciles que se dejen conectar. Hay programas que te dan sus datos sin problema y otros que los guardan con candado.

Antes de pagar nada, haz la prueba barata. Durante un mes, apunta tú mismo esos cinco números cada lunes en una libreta. Si te cambian decisiones, merece la pena automatizarlo. Si no los miras ni tú, no necesitas un panel.

Lo que no se mira cada día no se gestiona. Y lo que se mira mal, tampoco.

Si quieres tener tus cinco números en el móvil cada mañana sin que nadie los copie, reserva una llamada de 30 minutos y vemos de dónde sacarlos.