Control de stock en una pequeña empresa sin volverse loco

Para controlar el stock en una pequeña empresa bastan cinco cosas: un mínimo por producto, entradas registradas con el albarán del proveedor, salidas que se descuentan solas al vender o entregar, un recuento pequeño cada semana en lugar de un inventario enorme al año, y un aviso que te diga qué pedir antes de quedarte sin nada. Lotes y caducidades, solo si vendes perecederos.

No hace falta un almacén automatizado. Ni un ERP. Hace falta que el número que ves en la pantalla se parezca al que hay en la estantería.

Y eso, en la mayoría de pymes que conozco, no pasa.

¿Por qué el stock nunca cuadra?

El stock no cuadra porque las salidas se apuntan tarde, mal o nunca. Las entradas suelen estar controladas, porque llegan con factura. Pero lo que sale se descuenta de memoria, al final del día o cuando alguien se acuerda.

Un viernes a las once, un cliente pide aceite. El Excel dice que quedan doce garrafas. En el almacén hay dos. Nadie ha robado nada. Simplemente se sirvieron diez el martes y el miércoles, y quien las sirvió no las descontó porque tenía otro pedido esperando.

Multiplica eso por 300 productos y tienes el día a día de muchas distribuidoras, tiendas y talleres.

El control de stock no falla en el almacén. Falla en el momento en que algo sale y nadie lo apunta. Por eso lo primero es que las salidas se descuenten solas.

¿Cómo se consigue que las salidas se descuenten solas?

Se consigue enganchando el stock a lo que ya haces. Si vendes con ticket, el ticket descuenta. Si entregas con albarán, el albarán firmado descuenta. Si un mecánico monta una pieza, la orden de reparación descuenta.

Lo importante es que nadie tenga que acordarse. Si el descuento depende de que alguien abra otra pantalla, no va a pasar los días de prisa, que son justo los días que más se mueve el almacén.

En distribución esto encaja muy bien con los albaranes digitales firmados en la entrega. Lo que se firma es lo que sale, con las diferencias incluidas. Si faltó una caja, esa caja sigue en tu stock.

¿Cómo calculo el stock mínimo de un producto?

El stock mínimo es lo que gastas cada día multiplicado por los días que tarda el proveedor en traértelo, más un pequeño colchón. Cuando llegas a esa cantidad, pides.

Un ejemplo con números redondos:

• Gastas unas 4 cajas de tomate al día.
• El proveedor tarda 2 días en servir.
• Quieres un día de colchón por si se retrasa.
• Mínimo: 4 × (2 + 1) = 12 cajas.

No hace falta afinar más al principio. Pon un mínimo razonable a tus 30 productos más vendidos, déjalo un mes y ajusta. Si te quedas sin algo, sube el mínimo. Si siempre te sobra, bájalo.

Lo que sí te recomiendo es no poner mínimos a todo el catálogo el primer día. Un producto que vendes dos veces al año no necesita mínimo. Necesita que lo pidas cuando alguien lo pide.

¿Puede el programa decirme qué tengo que pedir?

Sí, y es lo que más tiempo ahorra. Con los mínimos puestos, el programa te enseña cada mañana los productos que están por debajo, agrupados por proveedor, con una cantidad sugerida. Tú revisas, corriges si hace falta y mandas el pedido.

Aquí tienes cómo se ve. Pruébalo tú: mira qué productos están por debajo de su mínimo y prepara el pedido al proveedor.

pedidos.distribuidora-ejemplo.es

RReparto

Almacén · 5 referencias

Producto	Stock	Frente al mínimo
Tomate pera · caja 6 kgHOR-0142 · Huerta del Nalón	18
Lechuga iceberg · caja 10 udHOR-0077 · Huerta del Nalón	41
Aceite de oliva 0,4º · 5 LACE-0005 · Almazara Sur	6
Nata cocina 35 % · 1 LLAC-0310 · Lácteos del Norte	52
Atún en aceite · lata 900 gCON-0021 · Conservas Cantábrico	9

3 productos por debajo del mínimoPreparar pedidos

La cantidad sugerida es solo eso, una sugerencia. Si sabes que la semana que viene hay fiestas en el pueblo y vas a vender el doble, pides el doble. El programa avisa. Decides tú.

¿Tengo que llevar lotes y caducidades?

Solo si vendes productos perecederos, alimentación, cosmética, farmacia o cualquier cosa que tenga que poder retirarse por lote. En ese caso, sí, y no es opcional.

Llevar lotes significa que cada entrada guarda su número de lote y su fecha de caducidad. Cuando sale mercancía, el sistema propone el lote que caduca antes. Y si algún día un proveedor te avisa de un lote defectuoso, buscas ese lote y sabes a qué clientes fue.

En papel esto es un infierno. En una aplicación son dos campos más al dar entrada al albarán del proveedor.

Si vendes tornillos o recambios, olvídate. No compliques el sistema con algo que no necesitas.

¿Cómo doy entrada a lo que me llega del proveedor?

Das entrada con el albarán o la factura del proveedor, en el momento en que llega la mercancía, comprobando lo que viene de verdad. No lo que pone el papel.

La parte pesada es teclear las líneas. Aquí la IA sí ayuda de verdad. Le haces una foto al albarán, la IA lee productos, cantidades, lotes y precios, y tú solo revisas y confirmas. Pasa de diez minutos por albarán a uno. Lo explico en usar IA para leer facturas y tickets de proveedor.

Y si lo que llega no coincide con lo que pediste, lo apuntas ahí mismo. Esa diferencia es la que luego reclamas al proveedor.

¿Qué es el inventario cíclico y por qué es mejor que el anual?

El inventario cíclico consiste en contar cada semana una parte pequeña del almacén, en lugar de contarlo todo una vez al año. Así el stock se corrige poco a poco y nunca se desvía mucho.

El inventario anual tiene dos problemas. Te obliga a cerrar un día entero, o un fin de semana. Y cuando descubres que el stock no cuadra, ya no sabes por qué, porque el error tiene doce meses.

La forma más práctica es repartir los productos por lo que se mueven:

Grupo	Qué productos	Cada cuánto se cuentan	Ejemplo
A	Los 20 o 30 que más vendes	Cada semana	Aceite, tomate, lechuga
B	Los de rotación media	Cada mes	Conservas, lácteos
C	Los que casi no se mueven	Cada trimestre	Productos de temporada

Cada lunes, el programa te da una lista de 15 o 20 productos para contar. Alguien los cuenta en 20 minutos con el móvil, se corrigen las diferencias y listo. Al cabo de un trimestre has contado todo el almacén sin cerrar un solo día.

Y cuando un producto siempre sale descuadrado, ya sabes dónde mirar.

¿Me sirve un Excel para llevar el stock?

Te sirve si tienes pocos productos, una sola persona tocando el almacén y poco movimiento. Con 50 referencias y tú solo, un Excel bien hecho aguanta.

Deja de servir en cuanto dos personas lo tocan a la vez, las salidas se apuntan desde varios sitios o tienes que saber el stock desde el móvil en una ruta. A partir de ahí, el Excel siempre va con retraso. Y un stock con retraso es peor que no tener stock, porque te hace confiar en un número que no es verdad.

Si ese es tu caso, el cambio no tiene que ser traumático. Se pasa el catálogo, se hace un recuento inicial y se arranca. Mira cómo quedó en una distribuidora de alimentación para hostelería, con mínimos, lotes y pedido sugerido al proveedor.

¿Por dónde empiezo mañana?

Empieza por tus 20 productos más vendidos. Cuéntalos, ponles un mínimo con la fórmula de arriba y apunta cada salida durante dos semanas. Ya con eso vas a saber más de tu almacén que en todo el año pasado.

El stock perfecto no existe. El que se desvía poco y te avisa a tiempo, sí.

Si quieres que tu stock se descuente solo con cada venta o cada albarán, reserva una llamada de 30 minutos y vemos cómo engancharlo a lo que ya usas.