¿Cuánto cuesta un software a medida para una pyme en 2026?

En España, un software a medida para una pyme suele moverse entre 2.000 y 12.000 € si son automatizaciones o integraciones sueltas, entre 8.000 y 25.000 € si es un panel interno de gestión, y entre 25.000 y 60.000 € o más si es una plataforma con varios tipos de usuario. Después se paga mantenimiento, normalmente entre 400 y 1.500 € al mes.

Esos son rangos que se ven en el mercado, no la tarifa de nadie en concreto. Por si te lo preguntas, mis proyectos empiezan en 7.500 € + IVA.

Y ya sé que un rango de 2.000 a 60.000 € no te sirve para nada si lo que quieres es saber si te lo puedes permitir. Así que en este artículo te explico qué mueve el número, pieza a pieza, para que puedas situar tu caso antes de hablar con nadie.

¿Por qué nadie te da un precio por teléfono?

Porque el precio depende de cuántas piezas tiene tu problema, y eso no se sabe hasta que alguien mira cómo trabajas.

Me pasa casi cada semana. Me escribe el dueño de un negocio y me pregunta cuánto cuesta "una aplicación para gestionar la empresa". Es como preguntar cuánto cuesta una casa. Depende de los metros, de la zona y de si quieres piscina.

Pero hay una diferencia con la casa. En software, dos negocios que parecen iguales pueden necesitar cosas muy distintas. Una clínica con una sede y una agenda no se parece a una clínica con tres sedes, bonos compartidos y facturación a mutuas. Las dos son "clínicas". El trabajo no se parece en nada.

El que te da un precio por teléfono sin preguntar nada está haciendo una de dos cosas. O te va a vender algo que ya tiene hecho y que vas a tener que adaptar tú. O te está dando un número para que no cuelgues, y luego vendrán los extras.

¿Qué cuesta cada tipo de proyecto?

Esta es la foto general de lo que se ve en el mercado español, ordenada de menos a más.

Tipo de proyecto	Qué es, en la práctica	Rango habitual
Automatización o integración suelta	Que dos programas se pasen datos solos, que se envíe un recordatorio, que un formulario acabe en una hoja	2.000 – 12.000 €
Panel interno de gestión	Una aplicación para el equipo: clientes, citas, stock, albaranes, facturas	8.000 – 25.000 €
Plataforma con varios roles	Lo anterior más acceso para clientes, proveedores o empleados, cada uno con lo suyo	25.000 – 60.000 € o más
ERP completo hecho a medida	Toda la operación de la empresa en un único sistema, con contabilidad e integraciones	25.000 – 60.000 € o más
Mantenimiento mensual	Servidor, copias, arreglos, pequeñas mejoras y soporte	400 – 1.500 €/mes

Fíjate en que el salto entre filas no es por "calidad". Es por cantidad de cosas que tienen que funcionar juntas.

Una automatización toca dos o tres programas. Un panel de gestión ya es una aplicación con su base de datos, sus pantallas y sus permisos. Y una plataforma con roles multiplica todo eso por el número de tipos de persona que entran.

¿Qué hace que el precio suba?

Cinco cosas explican casi todo el presupuesto. Si entiendes estas cinco, puedes estimar tú solo en qué fila de la tabla caes.

1. El número de piezas. Agenda, clientes, stock, facturas, fichajes, métricas. Cada pieza es una parte de la aplicación con sus pantallas y sus reglas. No cuesta lo mismo una pieza que cinco.
2. Las integraciones. Conectar con tu banco, con tu programa de contabilidad, con WhatsApp o con la web de un proveedor. Cada conexión depende de que el otro lado lo permita, y algunas dan guerra.
3. Los usuarios y los roles. Si solo entra tu equipo, es más sencillo. Si entran también tus clientes, cada uno viendo solo lo suyo, hay que diseñar permisos, accesos y pantallas pensadas para gente que no conoces.
4. La migración de datos. Pasar diez años de Excel, libretas y un programa antiguo a la aplicación nueva. Suele ser la parte que más se subestima. Los datos viejos siempre vienen sucios.
5. La app móvil. Si basta con una web que funcione bien en el móvil, se ahorra mucho. Si necesitas una app de tienda, con notificaciones y funcionamiento sin cobertura, el coste sube bastante.

Esta tabla te ayuda a ver cuánto pesa cada factor:

Factor	Versión sencilla	Versión que encarece
Piezas	Dos o tres procesos	Seis o más procesos conectados
Integraciones	Ninguna o una estándar	Varias, alguna sin documentación
Usuarios	Solo el equipo interno	Clientes, proveedores y empleados con permisos distintos
Datos antiguos	Se empieza de cero o hay un Excel limpio	Años de datos en varios sitios, con duplicados
Móvil	Web adaptada al móvil	App nativa, notificaciones, modo sin conexión
Datos delicados	Nada especial	Datos de salud, firma de documentos

La última fila no la metí por meter. Si la aplicación guarda datos de salud o documentos firmados, hay que tratarlos con más cuidado, y eso añade trabajo.

¿Cuánto se paga al mes después de entregarlo?

Entre 400 y 1.500 € al mes es lo que se ve normalmente, según el tamaño de la aplicación y lo que incluya.

Aquí mucha gente se lleva un susto. Piensa que paga el programa y ya está, como quien compra una mesa. Pero un programa se parece más a una furgoneta que a una mesa. Hay que pasarle revisiones.

El mantenimiento cubre, más o menos, esto:

• El servidor donde vive la aplicación y las copias de seguridad.
• Las actualizaciones de seguridad de todo lo que hay por debajo.
• Arreglar lo que falle, que algo fallará.
• Pequeños cambios: un campo nuevo, un informe distinto, un ajuste en un aviso.
• Alguien que te coja el teléfono cuando el viernes a las 18:00 algo no va.

Si alguien te ofrece desarrollo sin mantenimiento, pregúntale qué pasa cuando cambie una norma o se rompa una integración. Lo tienes más desarrollado en cuánto cuesta mantener un software a medida al mes.

¿Cómo sé si me compensa el gasto?

Te compensa si el dinero que pierdes hoy con los apaños es mayor que lo que cuesta dejar de tenerlos, y eso se puede calcular.

Hazlo así. Coge la tarea que más tiempo te come. Por ejemplo, pasar pedidos de WhatsApp a mano. Calcula cuántas horas a la semana se van ahí, entre todas las personas. Multiplica por lo que te cuesta la hora de esas personas. Multiplica por 52.

Un distribuidor con el que trabajé tenía a una persona dedicando unas dos horas diarias a copiar pedidos. Son unas 500 horas al año. A 18 € la hora con todo incluido, salen 9.000 € al año solo en copiar. Y sin contar los pedidos que se equivocaban.

Con ese número delante, un proyecto de 12.000 € deja de parecer caro. Se paga en poco más de un año, y el resto es ganancia.

Pero también te digo lo contrario. Si tu problema te cuesta 1.500 € al año, no te gastes 15.000 € en resolverlo. Busca una herramienta de suscripción y listo. Tienes una calculadora para hacer esta cuenta con tus números en la calculadora de ahorro de la portada.

¿Por qué yo doy precio cerrado después de la primera semana?

Porque antes de entender tu negocio cualquier número que te dé es inventado, y después de una semana ya no lo es.

Así es como trabajo. La primera semana me siento con quien hace el trabajo de verdad, no solo con el dueño. Miro cómo entran los pedidos, dónde se apuntan las citas, quién hace las facturas y con qué. Al final de esa semana te entrego un documento con lo que vamos a hacer, lo que no, el plazo y el precio. Cerrado.

Si luego el proyecto me lleva más horas de las que calculé, es problema mío, no tuyo. Eso es lo que significa precio cerrado. Si quieres añadir algo que no estaba, lo hablamos y se presupuesta aparte. Pero no te llega una factura sorpresa por "horas extra".

Este bloque te lo dejo bien claro porque es lo que más me preguntan. Un precio cerrado protege a los dos. A ti te dice exactamente qué vas a recibir y cuánto vas a pagar. A mí me protege del "ya que estás, méteme esto también", que es lo que convierte un proyecto de seis semanas en uno de seis meses. Para que funcione hace falta un alcance escrito, con cada pieza y cada pantalla, y una forma pactada de pedir cambios. Sin alcance escrito, el precio cerrado es papel mojado. Con él, sabes lo que compras antes de pagar el primer euro.

Si todavía dudas entre pagar por horas o por proyecto, mi respuesta corta es esta: por horas, el riesgo de que se alargue lo corres tú.

¿Cómo puedo bajar el precio sin quedarme con un programa peor?

Recortando piezas, no calidad. Es la única forma honesta de pagar menos.

Si el presupuesto se te va, no pidas el mismo proyecto más barato. Pide un proyecto más pequeño. Lo que suele funcionar:

• Empezar por el proceso que más duele. Solo ese. Si funciona, el siguiente se paga con lo que ahorras.
• Dejar la app nativa para más adelante. Una web bien hecha en el móvil cubre la mayoría de los casos.
• No migrar todo el histórico. A veces basta con los clientes activos y los últimos dos años.
• Usar lo que ya funciona. Si tu programa de contabilidad va bien, se conecta, no se sustituye.

Lo que no te recomiendo es buscar al que te lo hace por la mitad. Casi siempre lo que se ahorra al principio se paga luego en arreglos, en retrasos o en rehacerlo. Lo he visto más de una vez con clientes que venían de otro proveedor.

¿Y si no necesito software a medida?

Pues no lo hagas. Hay muchos casos en los que un programa de suscripción te sirve igual o mejor.

Si tu negocio funciona como el de la mayoría de tu sector, lo más probable es que ya exista una herramienta hecha para ti. Si eres una persona sola y facturas poco, un programa de 30 € al mes te sobra. Si no tienes claro qué proceso quieres arreglar, primero ordénalo en papel.

Tengo un artículo entero sobre esto: cinco casos en los que no te recomiendo un software a medida. Léelo antes de pedir presupuestos a nadie, también a mí.

¿Qué más me preguntan sobre el precio?

¿Cuánto tarda en estar listo? Un panel de gestión para una pyme suele estar funcionando en 4 a 10 semanas. Una automatización suelta, en días o pocas semanas.

¿Hay que pagarlo todo al principio? Lo normal es pagar por hitos: una parte al empezar, otra a mitad y otra al entregar. Desconfía de quien pide el 100 % por adelantado.

¿El código es mío? Debería. Tiene que estar en el contrato, junto con el dominio, la base de datos y el servidor a tu nombre.

¿Se puede empezar pequeño y crecer? Sí, y es lo que recomiendo. Una aplicación bien hecha se amplía pieza a pieza sin rehacer lo anterior.

Antes de pedir precio a nadie, apunta cuántas horas a la semana te come el problema. Con ese número, cualquier presupuesto se juzga solo. Si quieres, lo miramos juntos: reserva una llamada de 30 minutos y te digo en qué fila de la tabla caes.