Pagar licencias cada año o tener tu propio programa: la cuenta a cinco años

Para saber si te compensa pagar licencias o tener tu propio programa, multiplica lo que pagas por usuario al mes por el número de usuarios y por 60 meses. Compáralo con lo que cuesta desarrollar el programa más cinco años de mantenimiento. Con pocos usuarios, casi siempre ganan las licencias. Hacia las 25 personas, se igualan. Con 40 o más, suele ganar el programa propio.

Pero eso es la cuenta en frío. Hay cosas que no salen en la multiplicación y que conviene poner al lado.

Vamos con números. Todos los ejemplos de este artículo son hipotéticos, pensados para enseñarte cómo se hace la cuenta. Los tuyos serán otros.

¿Cómo se calcula el coste de las licencias a cinco años?

Con una multiplicación: precio por usuario al mes × número de usuarios × 60 meses. Y sumando todas las herramientas que pagas, no solo la principal.

El error más común es contar solo el programa grande. Pero casi ninguna pyme tiene una sola suscripción. Tiene el programa de gestión, el de fichajes, el CRM de los comerciales, el de firmas, el de reservas. Cada uno con su cuota por usuario.

Así que la cuenta de verdad es esta:

1. Haz una lista de todas las herramientas de pago que usa tu empresa.
2. Apunta cuánto pagas al mes por cada una, contando usuarios.
3. Súmalas.
4. Multiplica por 60.

Hazlo con la factura del último mes delante, no de memoria. Te vas a llevar alguna sorpresa. Casi todo el mundo se olvida de alguna.

¿Y el coste de un programa propio a cinco años?

Es lo que cuesta desarrollarlo más cinco años de mantenimiento. Desarrollo + (cuota mensual de mantenimiento × 60).

Para situar los números, en el mercado español se ven estos rangos: un panel de gestión interno suele costar entre 8.000 y 25.000 €, y una plataforma con varios tipos de usuario entre 25.000 y 60.000 € o más. El mantenimiento suele ir de 400 a 1.500 € al mes. Lo tienes explicado a fondo en cuánto cuesta un software a medida para una pyme.

Fíjate en una diferencia importante. El programa propio no cobra por usuario. Da igual que entren 10 personas o 40. El mantenimiento puede subir algo si la aplicación crece, pero no se multiplica por cada persona que contratas.

¿Qué sale en tres empresas de ejemplo?

Te pongo tres empresas inventadas, de tamaños distintos, para que veas cómo cambia la balanza.

Empresa A. 8 personas. Un programa de gestión a 35 € por usuario al mes. Nada más.

Empresa B. 25 personas. Programa de gestión a 40 € por usuario, fichaje a 4 € por usuario y un CRM a 25 € para 6 comerciales. En total, 1.250 € al mes.

Empresa C. 40 personas. Varias herramientas que suman unos 55 € por usuario al mes. En total, 2.200 € al mes.

	Empresa A	Empresa B	Empresa C
Personas	8	25	40
Licencias al mes	280 €	1.250 €	2.200 €
Licencias a 5 años	16.800 €	75.000 €	132.000 €
Desarrollo propio (hipotético)	15.000 €	28.000 €	35.000 €
Mantenimiento al mes (hipotético)	400 €	700 €	900 €
Propio a 5 años	39.000 €	70.000 €	89.000 €
Diferencia	Licencias, 22.200 € menos	Casi empate	Propio, 43.000 € menos

La empresa A no debería hacerse un programa propio. Ni ahora ni probablemente nunca, salvo que tenga un proceso muy raro que ningún programa cubra. Con 8 personas, la suscripción es claramente mejor.

La empresa B está en empate. Ahí la decisión no la toma la calculadora, la toman las cosas que te cuento más abajo.

La empresa C se ahorra una cantidad seria con un programa propio. Y a partir del sexto año, la diferencia crece más, porque ya solo paga mantenimiento.

¿Qué pasa si las licencias suben de precio?

Que la cuenta se inclina hacia el programa propio. Y no es raro que las suscripciones suban con los años.

Siguiendo con el ejemplo de la empresa B, imagina que sus herramientas suben un 5 % cada año, de forma hipotética. El primer año paga 15.000 €. El quinto, algo más de 18.200 €. En total, a cinco años, unos 82.900 € en vez de 75.000 €.

Con eso, el empate de la empresa B se convierte en unos 12.900 € a favor del programa propio.

No te digo que tus herramientas vayan a subir un 5 %. Te digo que hagas la cuenta con alguna subida, porque el precio de hoy no es el de dentro de cinco años. Y el día que suben, no tienes mucho margen para negociar.

¿Qué no sale en la cuenta y también cuenta?

Cuatro cosas que no tienen un precio fácil, pero que pesan tanto como los números.

• Cuánto te adaptas tú al programa. Con una suscripción, tu equipo trabaja como dice el programa. Si tu forma de trabajar es distinta, acabas con Excels al lado. Esas horas no salen en la factura, pero se pagan.
• Cuántos programas tienes que manejar. Cinco herramientas son cinco contraseñas, cinco sitios donde buscar y ninguno que hable con el otro. Una sola aplicación ahorra ese ir y venir.
• Qué pasa si te quieres ir. Algunas suscripciones no te dejan exportar tus datos de forma cómoda. Con el programa propio, los datos son tuyos desde el primer día.
• El riesgo del desarrollo. Un programa propio necesita a alguien que lo mantenga. Si el desarrollador desaparece y no tienes el código a tu nombre, tienes un problema. Con una suscripción, ese riesgo lo asume el proveedor.

Y un riesgo más que no quiero esconder. Un programa propio tarda unas semanas en estar listo. La suscripción la tienes funcionando mañana.

¿Hay un punto intermedio?

Sí, y muchas veces es la mejor opción. Mantener la suscripción que funciona bien y hacer a medida solo la parte que no cubre nadie.

Por ejemplo, sigues con tu programa de contabilidad, que va perfecto, y haces a medida la gestión de pedidos y albaranes, que es donde se te van las horas. Luego se conectan entre ellas para que no haya que copiar datos.

Así no rehaces lo que funciona y dejas de pagar lo que no te sirve. Comparo las opciones más habituales en Holded, Odoo o un programa a medida: cuándo gana cada uno.

¿Cómo hago mi propia cuenta?

Con tres números: lo que pagas al mes en licencias, cuántas personas lo usan y cuántas horas a la semana se van en trabajo que ningún programa te resuelve.

Los dos primeros te dan el coste directo. El tercero te dice cuánto te cuestan los apaños alrededor. Si quieres calcularlo rápido, tienes una calculadora de ahorro en la portada que hace la parte de las horas.

Si te sale que las licencias ganan, quédate con ellas y no le des más vueltas. Si te sale un empate o gana el programa propio, entonces vale la pena hablarlo con calma.

Haz la cuenta con la factura del último mes delante y multiplica por 60. Si quieres repasar los números conmigo, reserva una llamada de 30 minutos y te digo con sinceridad en qué columna caes.