Alternativas a un ERP para una empresa de 5 a 50 personas

Para una empresa de 5 a 50 personas hay cuatro alternativas a un ERP clásico: un programa estándar de tu sector, una suite de gestión como Holded u Odoo, una herramienta no-code como Airtable o un software a medida. Cada una gana en un caso distinto. Y muchas pymes acaban combinando dos, por ejemplo una suite para facturar y contabilidad, y algo propio para la operativa.

Una empresa de 18 personas me enseñó una vez su "sistema". Un programa de facturación, una agenda online, tres hojas de Airtable, un Excel de stock y dos grupos de WhatsApp. Me preguntaron si necesitaban un ERP.

No lo necesitaban. Necesitaban que todo eso dejara de vivir por separado.

¿Por qué buscar una alternativa a un ERP?

Porque un ERP grande está pensado para empresas más grandes que la tuya. Tiene módulos para todo, cobra por usuario, pide meses de implantación y te obliga a trabajar como dice el programa. Con 200 empleados compensa. Con 12, muchas veces pagas por funciones que nadie abre.

Si tus procesos son estándar y tu gestoría te lo pide, un ERP puede seguir siendo la respuesta. Lo explico en software a medida o ERP: cómo decidir. Este artículo es para cuando ya sospechas que te queda grande.

¿Cómo se comparan las cuatro alternativas?

Esta tabla es el resumen. Debajo explico cada una con más calma.

Alternativa	Gana cuando	Pierde cuando	Coste típico
Programa estándar de tu sector	Tu negocio funciona como los demás de tu gremio	Tienes una forma de trabajar propia	Cuota mensual, a veces por usuario
Suite de gestión (Holded, Odoo)	Necesitas facturación, contabilidad y algo de stock o CRM	Tu operativa es de campo o muy específica	Cuota por usuario o por plan, más configuración
Herramienta no-code (Airtable y similares)	Sois pocos, el proceso es sencillo y alguien de dentro lo mantiene	Crece el volumen, hay varios roles o hay dinero en juego	Cuota por usuario, que sube con el uso
Software a medida	Tu proceso es lo que te diferencia y el equipo es de campo	Tus procesos son estándar o cambian cada semana	Proyecto inicial más mantenimiento

Ninguna es mejor que otra en abstracto. La pregunta es cuál encaja con tu forma de trabajar y con cuánto va a cambiar tu empresa en tres años.

¿Cuándo basta con un programa estándar de tu sector?

Basta cuando tu negocio funciona como la mayoría de tu gremio y el programa cubre tus tres o cuatro procesos principales. Hay programas para clínicas, talleres, gimnasios, peluquerías o despachos que llevan años afinados.

Su ventaja es que ya existen. Te das de alta, cargas tus datos y en una semana estás trabajando. Nadie tiene que construir nada.

Su límite es que no se mueven por ti. Si necesitas un campo que no tienen, una forma de calcular precios distinta o conectarlo con otro programa que no soportan, te toca adaptarte o buscar apaños. Y las cuotas por usuario suben cada vez que contratas.

Si un programa de tu sector te cubre el 90 % y el 10 % restante no te cuesta dinero, quédate con él. No necesitas nada más.

¿Qué ofrecen suites como Holded u Odoo?

Ofrecen varios módulos de gestión en un mismo sitio: facturación, contabilidad, inventario, CRM, proyectos. Holded es un programa en la nube muy extendido entre pymes españolas, sencillo de arrancar. Odoo es más amplio y modular, casi un ERP por piezas, y se puede adaptar más a cambio de más trabajo de configuración.

Ganan cuando lo que más pesa es la parte administrativa. Facturar bien, llevar la contabilidad con la gestoría, un stock sencillo, algo de seguimiento de clientes.

Pierden cuando lo importante pasa fuera de la oficina. El repartidor en la puerta del bar, el mecánico en el foso, el operario en la obra. Ahí suelen quedarse cortas en el móvil y en los detalles del oficio.

Las comparo con más detalle en Holded, Odoo o un programa a medida.

¿Sirve una herramienta no-code como Airtable?

Sirve para empezar, para procesos sencillos y equipos pequeños, sobre todo si alguien de dentro disfruta cacharreando con ella. Airtable y herramientas parecidas son hojas de cálculo con superpoderes. Tablas enlazadas, formularios, vistas, algunas automatizaciones.

He visto empresas llevar bastante bien un año o dos así. Y he visto el momento en que deja de funcionar. Suele ser uno de estos:

• La persona que lo montó se va o deja de tener tiempo.
• El volumen crece y la herramienta se vuelve lenta o empieza a cobrar más.
• Hay varios roles y cada uno ve lo que no debería ver.
• Hay dinero en juego, como facturas o cobros, y una fórmula rota pasa desapercibida.

Mi consejo es usarla como prototipo. Si en seis meses sigue funcionando y nadie sufre, perfecto. Si ya hay tres bases conectadas con parches, es hora de pensar en otra cosa.

¿Cuándo tiene sentido un software a medida?

Tiene sentido cuando lo que te hace ganar clientes es una forma de trabajar que ningún programa de serie tiene, y cuando tu gente trabaja fuera de la oficina. Ahí un programa hecho para ti se paga con las horas que ahorra.

Un software a medida para una empresa de 5 a 50 personas no tiene por qué hacerlo todo. Lo más habitual es que lleve la operativa, que sea pedidos, citas, partes, stock o fichajes, y se conecte con el programa de contabilidad de tu gestoría. En el mercado, un panel de gestión propio suele moverse entre 8.000 y 25.000 euros, y una plataforma con varios roles entre 25.000 y 60.000 o más.

Tiene sus contras y te los digo. Hay que invertir al principio, depende de que el desarrollador lo documente bien y el código sea tuyo, y no compensa si tus procesos son estándar. Si quieres ver la cuenta a varios años frente a pagar licencias, está en licencias cada año o programa propio: la cuenta a cinco años.

¿Cuál me conviene según el tamaño de mi empresa?

El tamaño no decide solo, pero orienta. Así es como lo veo en la práctica:

• De 5 a 15 personas. Casi siempre, un programa de tu sector o una suite sencilla. Software a medida solo si tu operativa es muy tuya o pierdes muchas horas copiando datos entre programas.
• De 15 a 30 personas. Es la franja donde más se nota el problema de las siete aplicaciones. Suele funcionar bien la combinación: suite para lo administrativo y una aplicación propia para lo operativo.
• De 30 a 50 personas. Las licencias por usuario ya pesan. Aquí o un ERP mediano bien implantado o un sistema propio conectado con la contabilidad. Depende de lo estándar que sea tu forma de trabajar.

Y en cualquier tamaño, desconfía de la alternativa que lo hace todo. Las que mejor funcionan son las que hacen bien una parte y se conectan con el resto.

¿Por dónde empiezo a decidir?

Empieza por apuntar los tres procesos que más horas te cuestan y pregunta a cada alternativa cómo los resuelve. No por la lista de funciones, sino con tu caso delante. Si quieres ver cómo se resolvió en empresas concretas, en los casos por sector tienes cinco ejemplos.

La mejor alternativa a un ERP no es otro programa más grande. Es el que tu equipo abre cada mañana sin que nadie se lo pida.

Si quieres que miremos cuál de las cuatro te encaja, reserva una llamada de 30 minutos. Si la respuesta es un programa de tu sector, te lo diré igual.