¿Tu obra gana dinero? Cómo saberlo antes de terminarla

Para saber si una obra gana dinero antes de terminarla hay que comparar cada día tres números: lo que llevas gastado de verdad (horas, material y subcontratas), lo que presupuestaste y cuánto de la obra está hecho. Si has gastado el 80 % del presupuesto con la obra al 60 %, vas a perder margen, y todavía estás a tiempo de hacer algo.

La mayoría de empresas de reformas lo sabe al final. Cuando llega la última factura del proveedor y alguien hace la cuenta en una servilleta.

¿Por qué se descubre tarde que una obra pierde dinero?

Porque los costes llegan tarde y dispersos. El ticket del almacén está en la guantera de la furgoneta. Las horas, en la cabeza del encargado. La factura del electricista subcontratado llega un mes después de que se fue.

Un cliente, empresa de reformas de Gijón con nueve personas, me lo explicó con un baño. Presupuestado en 7.800 €. Lo cerraron contentos, el cliente también. Al cuadrar las facturas del trimestre, el baño había costado 8.400 €. Habían trabajado tres semanas para perder 600 €.

Nadie había hecho nada mal. Hubo que cambiar una bajante que no estaba prevista, el alicatado llevó dos días más, y el material subió un poco. Cada cosa por separado era poca cosa. Juntas, se comieron el margen.

¿Qué números tengo que mirar en cada obra?

Tienes que mirar tres, y siempre juntos:

1. Coste real acumulado. Todo lo que ha costado la obra hasta hoy. Mano de obra (horas por coste real de cada persona, no por lo que cobra), material y subcontratas.
2. Presupuesto. Lo que le cobras al cliente, menos el margen que querías ganar. Es tu techo de gasto.
3. Avance certificado. Qué porcentaje de la obra está hecho de verdad. No "casi terminado". Un número que el encargado da por partidas.

Mirar solo uno engaña. Llevar gastado el 70 % puede ser buenísimo o un desastre. Depende de si la obra va por el 90 % o por el 40 %.

¿Cómo se ve con un ejemplo?

Con una reforma de cocina presupuestada en 48.000 € se ve claro. Suponiendo que el coste previsto es de 40.000 € y el resto es margen:

Semana	Coste real acumulado	% del coste previsto	Avance certificado	Lectura
2	9.200 €	23 %	25 %	Vas bien
4	20.500 €	51 %	48 %	Ligeramente por encima, vigilar
6	32.000 €	80 %	62 %	Alerta. Si sigues así, pierdes margen
8	41.500 €	104 %	85 %	Ya estás en pérdidas y queda obra

La semana 6 es la que importa. Es el último momento en el que todavía puedes decidir algo: hablar con el cliente de un extra, cambiar un material o reorganizar a la cuadrilla. En la semana 8 solo puedes lamentarte.

¿Por qué la alerta al 80 %?

Porque deja margen de maniobra. Cuando el coste real llega al 80 % del presupuesto, casi siempre quedan partidas por hacer. Si el avance va por debajo de ese 80 %, el sistema avisa al jefe de obra y al gerente.

No es un número mágico. Hay empresas que prefieren el 70 % en obras largas y el 85 % en obras de una semana. Lo que importa es que el aviso llegue solo, antes de que alguien tenga que acordarse de mirar.

Pruébalo tú: sube fotos de tickets a esta obra hasta que pase del 80 % del presupuesto y mira qué ocurre.

obras.reformas-ejemplo.es

OObra

Avance certificado: 72 %

Reforma integral · C/ Uría 14, 3º

36.660 € de 48.000 €

Subir foto de ticket

• Mano de obra17.840 €
• Material14.920 €
• Subcontratas3900 €

¿Cómo se consigue el coste real al día sin que el equipo pierda tiempo?

Se consigue metiendo los costes donde se generan, desde el móvil, en segundos. Si registrar un gasto lleva más de medio minuto, nadie lo va a hacer.

Lo que monto en las empresas de reformas funciona así:

• Horas. Cada operario ficha entrada y salida en la obra desde el móvil. El sistema multiplica por el coste real de esa persona.
• Material. Foto al ticket del almacén en el mismo mostrador. La IA lee proveedor, importe y fecha, y lo asigna a la obra. Alguien de oficina lo revisa después.
• Subcontratas. Cuando se encarga el trabajo se apunta el importe acordado, no cuando llega la factura. Así el coste aparece el día que se compromete, no un mes después.
• Avance. El encargado marca las partidas terminadas en el parte de trabajo del día. Dos toques.

Si todavía lleváis partes en papel, el paso previo es pasar los partes de trabajo al móvil. Sin eso, el resto no tiene datos con los que trabajar.

¿Qué hago cuando salta la alerta?

Depende de por qué salta, y la pantalla te lo dice partida por partida. Estas son las causas más habituales y lo que suele funcionar:

• Un imprevisto real, como la bajante del baño. Hablarlo con el cliente en el momento, con foto. Un extra comunicado a tiempo se acepta. Uno que aparece en la factura final, no.
• Horas de más en una partida. Revisar si es un problema de esa obra o de cómo presupuestas esa partida siempre.
• Material más caro de lo previsto. Si pasa en todas las obras, tu base de precios está vieja.
• Error de medición. Duele, pero te enseña a medir mejor la siguiente vez.

La segunda y la tercera son las que más dinero dan a largo plazo. Porque no arreglan una obra. Arreglan todos los presupuestos siguientes.

¿Merece la pena para una empresa pequeña?

Merece la pena si haces obras de más de unos pocos miles de euros y más de dos o tres a la vez. Por debajo de eso, una hoja de cálculo bien llevada puede bastar, si alguien la actualiza de verdad cada semana.

A la empresa de Gijón le cambió sobre todo una cosa. Descubrieron que sus reformas de baño perdían dinero casi siempre, y las de cocina casi nunca. Llevaban años presupuestando mal los baños sin saberlo. Subieron un 8 % esa partida y siguieron cerrando obras igual.

Puedes ver cómo funciona entero, con fichajes y métricas, en el caso de la empresa de reformas e instalaciones.

Una obra que acaba bien y pierde dinero es la peor de todas, porque te hace creer que lo estás haciendo bien.

¿Sabes cuánto ganaste en tu última obra, con horas incluidas? Si la respuesta tarda más de un minuto, reserva una llamada de 30 minutos y lo vemos con una obra tuya.