Software a medida o ERP: cómo decidir sin que te vendan nada

Un ERP gana cuando tus procesos se parecen a los de cualquier empresa de tu sector, tienes muchos usuarios y una contabilidad compleja. Un software a medida gana cuando tu forma de trabajar es lo que te diferencia, sois pocos usando el programa y necesitas que funcione en semanas. Y a menudo gana la híbrida: lo estándar en un ERP, lo tuyo en una aplicación propia.

Te lo digo desde un sitio incómodo. Yo hago software a medida, así que lo fácil sería decirte que el ERP es un error. No lo es. Hay empresas a las que les he dicho que no me contrataran, porque lo suyo lo resolvía un ERP mejor y más barato que yo.

Lo que sí es un error es decidir por la demo más bonita.

¿Qué diferencia hay entre un ERP y un software a medida?

Un ERP es un programa grande, hecho para miles de empresas, que cubre de serie contabilidad, compras, ventas, almacén, personal y a veces producción. Tú adaptas tu empresa a cómo funciona el programa, y el programa se configura dentro de lo que permite.

Un software a medida es una aplicación hecha para tu empresa y solo para ella. Tiene las pantallas, los campos y los pasos que tu equipo usa de verdad, y nada más. El programa sigue tu proceso y nadie tiene que aprender otro.

La diferencia de fondo está en quién se mueve. Con un ERP se mueve tu empresa. Con un programa a medida se mueve el programa. Las dos cosas tienen coste. La pregunta es cuál te sale más barato a ti.

¿Cuándo gana un ERP?

El ERP gana en estos casos, y no me cuesta nada reconocerlo:

• Tus procesos son estándar. Compras, vendes, facturas, llevas contabilidad y no hay nada raro en medio. Un ERP ya tiene resuelto el 90 % de lo que haces.
• Sois muchos. Con 60, 100 o 300 usuarios, repartir el coste de la licencia sale a cuenta y el ecosistema de formación y soporte ya existe.
• La contabilidad es compleja. Varias sociedades, consolidación, analítica por centros de coste, inmovilizado. Esto lo tienen muy trabajado y rehacerlo no tiene sentido.
• Necesitas módulos muy regulados. Nóminas, por ejemplo. Hay programas que llevan años cumpliendo cada cambio de normativa, y competir con eso desde cero es tirar el dinero.
• Tu sector tiene un ERP vertical bueno. Hay sectores con programas pensados para ellos desde hace décadas. Si el tuyo existe y encaja, empieza por ahí.

Si te reconoces en tres de estos cinco, probablemente tu respuesta es un ERP. Y puede que necesites como mucho alguna integración alrededor.

¿Cuándo gana un software a medida?

El software a medida gana cuando lo que te hace distinto no cabe en ningún programa de serie. Casi siempre coincide con estos rasgos:

• Tu proceso es tuyo. La forma de preparar pedidos, de asignar trabajos, de controlar bonos o de calcular precios no se parece a la del manual del ERP. Y es justo lo que te hace ganar clientes.
• Sois pocos usuarios. Entre 5 y 50 personas. Pagar un ERP pensado para 500 es pagar funciones que nadie va a abrir.
• Necesitas rapidez. Un proyecto bien acotado está en marcha en 4 a 10 semanas. La implantación de un ERP mediano, con formación y migración, suele irse a varios meses.
• Tu gente no es de oficina. Mecánicos, repartidores, fisioterapeutas, operarios en obra. Necesitan dos botones grandes en el móvil, no un menú de doce niveles.
• Ya has probado dos programas y no encajan. Si el equipo vuelve al Excel cada vez, no es culpa del equipo.

Te pongo un caso. Una distribuidora de hostelería con 11 personas tenía un ERP conocido para facturar. Los pedidos llegaban por WhatsApp, los albaranes se firmaban en papel y las diferencias de cantidades se apuntaban a boli. Nada de eso lo resolvía el ERP. No hacía falta tirarlo. Hacía falta lo de alrededor. Lo cuento en el caso de la distribuidora de alimentación.

¿Cómo se comparan, punto por punto?

Esta es la tabla que yo mismo usaría si estuviera en tu lado de la mesa. Los rangos de precio son lo que se ve en el mercado español, no una tarifa mía.

Criterio	ERP de mercado	Software a medida
Arranque	Varios meses de implantación en empresas medianas	4 a 10 semanas para un sistema completo
Coste inicial	Licencias más implantación y formación	8.000 a 25.000 € un panel de gestión, 25.000 a 60.000 € o más si hay varios roles
Coste recurrente	Licencia por usuario y año, que crece contigo	Mantenimiento, en el mercado entre 400 y 1.500 € al mes en sistemas medianos
Procesos estándar	Muy bien resueltos	Hay que construirlos, y a veces no compensa
Procesos propios	Se adaptan con desarrollos a medida dentro del ERP, caros	Es para lo que existe
Usuarios de campo	Suele ser incómodo en el móvil	Se diseña para el móvil desde el principio
Contabilidad compleja	Punto fuerte	Mejor conectar con un programa contable que rehacerla
Dependencia	Del fabricante y del partner que lo implanta	Del desarrollador, salvo que el código sea tuyo y esté documentado
Salida	Exportar datos puede ser difícil	Si el código y los datos son tuyos, te los llevas

Fíjate en la fila de la dependencia. En los dos casos dependes de alguien. La diferencia está en lo que diga el contrato. Si encargas software a medida y el código no es tuyo, tienes lo peor de los dos mundos.

¿Qué es la opción híbrida y cuándo conviene?

La opción híbrida es quedarte un programa estándar para lo que es igual en todas las empresas y construir una aplicación propia para lo que es tuyo. Las dos se conectan y se pasan los datos solas.

Un ejemplo muy habitual en las pymes con las que trabajo:

1. La contabilidad y los impuestos siguen en el programa que usa tu gestoría.
2. La facturación puede ir en la aplicación propia o en el programa contable, según dónde nazca la factura.
3. Todo lo operativo va en la aplicación propia. Pedidos, citas, partes, stock, fichajes, métricas.
4. Cada noche, o en cada factura, los datos pasan de una a otra sin que nadie los copie.

Es la opción que más recomiendo y la que menos se vende. Porque el que vende ERP quiere vender el ERP entero, y el que vende a medida a veces quiere hacerlo todo. La híbrida obliga a los dos a hacer menos.

Funciona especialmente bien cuando tu gestoría ya está contenta con su programa. No se lo cambies. Mándale los datos en el formato que ya conoce.

¿Qué preguntas tengo que hacer antes de decidir?

Hazle estas preguntas a quien te venda cualquiera de las dos cosas. Las respuestas te dicen más que la demo.

1. ¿Qué parte de mi proceso no cubre? Si te dice que ninguna, desconfía. Siempre hay algo.
2. ¿Cuánto me costará dentro de tres años con el doble de usuarios? Pide el número escrito.
3. ¿Cuánto tarda en estar funcionando, con mis datos dentro? No la instalación. El uso real.
4. ¿Qué pasa si quiero irme? Cómo exporto los datos, en qué formato, cuánto cuesta.
5. ¿De quién es el código? En software a medida, la única respuesta aceptable es tuyo.
6. ¿Me enseñas a alguien que lo use en mi sector? Y llámale.

Si alguna respuesta es vaga, apúntala. Esa respuesta vaga es la que te va a costar dinero.

¿Cuánto cuesta cada opción a cinco años?

A cinco años, la cuenta cambia mucho según el número de usuarios, y ese es el dato que más pesa. Un ERP cobra por usuario y año, así que cada persona que contratas sube la factura. Un software a medida tiene un coste inicial más alto y luego un mantenimiento que no depende de cuántos lo usáis.

Con pocos usuarios y procesos propios, el programa a medida suele salir por debajo a partir del segundo o tercer año. Con muchos usuarios y procesos estándar, el ERP suele ganar siempre.

No te voy a dar una cifra única porque sería inventármela. Lo que sí te recomiendo es hacer la cuenta con tus números: licencias por usuario multiplicadas por los usuarios que tendrás, más implantación, contra desarrollo más mantenimiento. Tienes los rangos del mercado explicados en cuánto cuesta un software a medida para una pyme.

Y mete en la cuenta lo que no sale en ninguna factura. Las horas que tu equipo pierde peleándose con un programa que no encaja también son dinero.

¿Y si ya tengo un ERP que no me convence?

Si ya tienes un ERP y no te convence, antes de cambiarlo mira qué parte falla. Casi nunca falla todo.

Lo más habitual es que la contabilidad y la facturación vayan bien y lo que falle sea lo operativo. La gente de campo no lo usa, los pedidos entran por otro sitio, los datos llegan tarde. En ese caso no hace falta tirar nada. Se construye la pieza que falta y se conecta.

Cambiar de ERP es caro, lento y arriesgado. Lo he visto salir bien y lo he visto salir muy mal. Si puedes arreglarlo alrededor, hazlo alrededor.

¿Cuándo no te recomiendo ninguna de las dos?

Hay un tercer camino que se olvida mucho: un programa sencillo de tu sector. Si tienes una consulta con dos personas, una agenda online de 40 euros al mes y un programa de facturación básico lo resuelven. No necesitas ERP y no necesitas a nadie como yo.

Tampoco te recomiendo software a medida si no tienes claro cómo quieres trabajar. Programar un proceso que cambia cada semana es tirar el dinero. Primero se ordena, luego se programa. Lo explico mejor en cinco casos en los que no te recomiendo un software a medida.

¿Cómo lo decido, en una sola frase?

Si tu empresa gana dinero haciendo lo mismo que las demás, pero bien, un ERP. Si gana dinero haciéndolo de una forma que nadie más hace, a medida. Y si hace las dos cosas, las dos.

La decisión no es de tecnología. Es de saber qué parte de tu empresa es igual a las demás y qué parte es solo tuya.

Si quieres que te diga en cuál de los tres casos estás, sin venderte nada, reserva una llamada de 30 minutos. Si la respuesta es un ERP, te lo diré.